Làm việc với đơn vị cung cấp âm thanh ánh sáng sự kiện như thế nào?

Nguồn: Backstage.vn

Có một thực tế đang diễn ra đối với các đơn vị tổ chức sự kiện, đó chính là việc những người làm sự kiện thiếu kiến thức về âm thanh ánh sáng. Từ đó dẫn đến nhiều câu chuyện dở khóc dở cười mà anh em trong nghề vẫn nói chuyện với nhau.. Trong các sự kiện vừa và nhỏ, các bạn Event Planner tự build cấu hình âm thanh ánh sáng theo “kinh nghiệm” từ show trước, đôi khi không hiểu hết về chức năng và chủng loại của từng thiết bị, dẫn đến việc không đáp ứng đúng được tính chất của sự kiện.

Bên cạnh đó, phía nhà cung cấp sẽ bị động rất nhiều nếu trong sự kiện có phát sinh. Điển hình là có rất nhiều câu chuyện các nhà cung cấp âm thanh ánh sáng phải chạy đôn chạy đáo trước giờ biểu diễn vì vừa nghe tin có band nhạc biểu diễn trong chương trình. Nếu một nhà cung cấp lớn có đầy đủ thiết bị và may mắn ngày hôm đó không có nhiều show thì việc này còn có khả năng giải quyết. Tuy nhiên nếu không may thì ngay kể cả 1 jack line đàn guitar cũng không có và khiến cho sự kiện của chúng ta trở thành thảm họa.
Đơn giản rằng trước đó họ chỉ nhận được order hoặc là “1 bộ ATAS giống như sự kiện trước” hoặc là “gói âm thanh ánh sáng này”. Và hoàn toàn phụ thuộc vào mức budget từ phía Event Planner đưa ra.

Đây cũng chính là vấn đề khá nan giải của các Event Planner, vì nếu như để đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật từ phía nhà cung cấp thì lại vượt quá mức chi phí cho phép. Khách hàng thì luôn muốn bỏ ra chi phí ít nhất nhưng phải làm cỡ đại nhạc hội mới yên tâm.

Vì vậy, các Event Planner nên làm việc với các kỹ thuật viên ngay từ đầu, để họ có chuyên môn sẽ tư vấn cho bạn hệ thống tốt nhất, và giúp các Event Planner có chi phí đúng nhất trong báo giá với khách hàng. Tránh việc tự ý lên cấu hình nếu không có kiến thức hoặc “em chỉ có bằng này thôi” hoặc “em tưởng các anh phải có hết chứ” như thế sẽ khó đảm bảo chất lượng của ATAS trong sự kiện.

Hiện nay việc đào tạo về ATAS chỉ có trường ĐH SKĐA là có chuyên môn đào tạo và thực hành, ngoài ra có 1 số trung tâm đào tạo tư nhân khác nhưng ít được biết đến và chủ yếu dành cho kỹ thuật viên chứ không phải Event Planner, chính vì thế kinh nghiệm thường chỉ từ việc làm thực tế và qua từng sự kiện.
Thường thì nếu như bạn chưa có quá nhiều kinh nghiệm thì bạn nên chọn 1 nhà cung cấp mà bạn tin tưởng để tư vấn cho bạn, có thể là trong buổi khảo sát địa điểm. Nhưng lỡ có vài vấn đề nào đó không có sự có mặt của họ thì bạn cần lưu ý những điều sau để đảm bảo rằng bạn có 1 sự lựa chọn tốt nhất cho hệ thống ATAS:

1. Không gian tổ chức sự kiện.

Đây là vấn đề đầu tiên và có quyết định khá nhiều tới hệ thống ATAS được sử dụng.
Không gian tổ chức của bạn là trong nhà hay ngoài trời, kích thước không gian, chiều dài chiều rộng chiều cao của không gian như thế nào, vị trí sân khấu ở đâu trong không gian đó. Có bất kỳ vận cản, che chắn hoặc gây ảnh hưởng đến ATAS không. Ví dụ: Khu vực định sử dụng làm sân khấu có nhiều cột, hoặc cây cối gây ảnh hưởng đến lắp đặt ánh sáng, các vật cản có thể gây trở ngại cho âm thanh hoặc không gian bị dội âm thanh quá nhiều, nhất là không gian trong nhà thi đấu.

Ngoài ra khu vực diễn ra sự kiện có bị ảnh hưởng bởi các tạp âm khác hay không, vd như bên cạnh công trường đang xây dựng hoặc gần đường xá đông đúc …

Cung cấp chính xác thông số kích thước kèm theo những kiểu ảnh từ nhiều góc khác nhau và toàn cảnh, giúp cho nhà cung cấp hình dung được khu vực tổ chức và tư vấn cho bạn.

2. Quy mô sự kiện.

Số lượng người tham dự sự kiện và floor plan cũng là yếu tố xem xét trước khi build một hệ thống ATAS. Không thể dùng hệ thống âm thanh sử dụng cho 500 người để làm 1 sự kiện 5000 người được, hoặc đôi khi hệ thống lại vượt quá số lượng người tham dự khiến cho công suất thiết bị phải hoạt động cầm chừng gây lãng phí không cần thiết.

Việc tính toán này nên dựa trên số lượng người tối đa có mặt tại sự kiện và vị trí của khán giả trong sự kiện từ người gần sân khấu nhất đến người xa sân khấu nhất.

3. Nội dung sự kiện.

Có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau theo đó nội dung cho từng sự kiện cũng khác nhau.
Các dạng sự kiện former như hội nghị hội thảo, chúng ta chỉ cần âm thanh đủ nghe, ánh sáng đủ cho người phát biểu.

Cùng là sự kiện âm nhạc nhưng 1 Show band, Concert lại khác với EDM show chủ yếu sử dụng nhạc điện tử. Đối tượng khán giả và nội dung cũng khác nhau chính vì thế ATAS sử dụng cũng khác nhau. Những show diễn liên quan đến kịch nghệ thì ATAS thường sử dụng tinh tế hơn để biểu thị cảm xúc, ngược lại ở các festival thì cần rộn ràng hơn và số lượng nhiều hơn. Vì vậy, việc cung cấp đầy đủ thông tin về nội dung sự kiện của bạn có các phần biểu diễn, phát biểu như nào, có live band hay trình diễn DJ không, tiết mục đồng ca nhiều người nhất sử dụng bao nhiêu micro, có bục phát biểu hay không, trong chương trình có màn key moment hay những điểm nào cần lưu ý ….. tất cả những điều này cần trao đổi lại với nhà cung cấp để họ đưa phương án cùng các thiết bị chuyên dụng để xử lý.

4. Nguồn điện

Đây là vấn đề hết sức lưu ý khi khảo sát địa điểm và cung cấp thông tin cho nhà cung cấp. Nếu như sự kiện của bạn có quy mô lớn, sử dụng hệ thống có công suất tiêu thụ điện cao nhưng nguồn điện không đảm bảo thì bạn cần phải có phương án sử dụng nguồn điện thay thế hoặc chia tải sang một nguồn khác.
Nếu như chưa tự tin với kiến thức về điện và các thiết bị sử dụng trong sự kiện thì cách đơn giản nhất là các bạn chụp hình lại tủ điện cấp nguồn và gửi cho kỹ thuật viên. Dựa vào đó họ sẽ biết nguồn điện này có phù hợp với hệ thống ATAS sẽ được sử dụng tại đây hay không.

5. Cuối cùng, bạn nên có 1 nhà cung cấp ruột tin tưởng hoặc kỹ thuật viên tin tưởng.

Thường khi làm việc quen với nhau rồi, thì họ sẽ hiểu tính chất các sự kiện bạn thường thực hiện, cách truyền đạt về yêu cầu của khách hàng của bạn sẽ dễ hiểu hơn và họ có thể tư vấn lại cho bạn ngay lập tức để đưa ra những phương án tối ưu cho hệ thống tránh được nhiều sai sót.

Nếu chú ý theo dõi các khóa học hoặc talkshow của BackStage bạn cũng thấy có rất nhiều anh em có chuyên môn trong lĩnh vực này mà BackStage đã giới thiệu. Các bạn có thể tìm hiểu và cứ thoải mái trao đổi để giúp bạn có thể giải quyết các vấn đề vướng mắc.

Vậy các Event Planner có cần học ATAS không?

Câu hỏi này cũng đã được đặt ra trong “Behind the show #3” của BackStage về chủ đề ATAS. Đối với Event Planner không cần học quá chuyên sâu về kỹ thuật tuy nhiên cần biết được chức năng của từng loại thiết bị, ngoài ra là phân khúc thiết bị. Vì với mỗi 1 hãng sản xuất hoặc chủng loại thiết bị sẽ sử dụng cho mục đích và loại hình sự kiện khác nhau. Các bạn không thể mang 1 hệ thống tầm trung để chơi cho 1 sự kiện cao cấp, nhiều người. Hoặc 1 sự kiện tầm thấp lại sử dụng hệ thống quá cao cấp gây lãng phí.

Ngoài ATAS chúng ta còn rất nhiều điều cần học hỏi trong 1 sự kiện, và để làm tốt chúng ta cần có thời gian và sự trải nghiệm thực tế. Và hãy cùng BackStage chia sẻ nhiều hơn kiến thức tới cộng đồng sự kiện nhé.