Cách tính Layout để sắp xếp bàn ghế trong sự kiện

Nguồn: Apexmedia.vn

Một điểm quan trọng không kém mà các nhà tổ chức sự kiện đều lưu ý, đó là sắp xếp bàn ghế trong sự kiện. Tùy theo yêu cầu khách hàng, số lượng khách tham dự và đặc thù của địa điểm tổ chức mà có cách tính và sắp xếp khác nhau. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng bàn về cách tính layout để sắp xếp bàn ghế đối với sự kiện indoor.

1. Kết cấu layout:

Kết cấu layout sẽ được chia thành 5 vùng:

(1): Hậu đài

(2): Truss LED

(3): Sân khấu

(4): Khoảng cách từ bàn/ghế đầu tiên đến sân khấu

(5): Khu vực người tham dự (xếp bàn/ghế)

– Vùng (1): Đây là vị trí khá quan trọng ở khu vực sân khấu mà các nhà làm sự kiện cần chú ý, đó là khu vực hậu đài – nơi dành cho ca sĩ, nghệ sĩ, hoặc team hậu cần trong việc di chuyển qua lại giữa hai bên cánh sân khấu. Và khoảng cách tốt nhất chừa cho khu vực này là khoảng 3m.

– Vùng (2): Khi setup màn hình LED có sử dụng truss, khoảng cách tối thiểu từ phía sau màn hình đến vách tường là 2m. Đây là khoảng cách an toàn giúp cho hệ khung và chân choãi dựng khung của màn hình có chỗ đứng. Đặc biệt lưu ý, TUYỆT ĐỐI KHÔNG DỰNG SÁT VÁCH!

– Vùng (3): Chiều sâu của sân khấu tiêu chuẩn thường là 4m. Thông số này còn tùy thuộc theo địa điểm khác nhau.

– Vùng (4): Thông thường, khoảng cách này sẽ là 2.5m tính từ bàn đầu tiên đến sân khấu (hoặc hàng ghế đầu tiên tới tam cấp di chuyển lên sân khấu)

Vậy tại sao chúng ta cần lưu ý đến những thông số này?

2. Cách tính layout sự kiện:

Giả sử, khi bạn nhận một địa điểm tổ chức có khán phòng dài 100m, bạn có nên tận dụng hết sức chứa và setup càng nhiều bàn, ghế càng tốt? Trước tiên, hãy nghĩ xem, trong khán phòng đó sẽ có những gì? Ngoài bàn ghế, chúng ta còn có sân khấu, màn hình LED, hậu đài,… Như vậy, việc chúng ta lưu tâm những thông số trên để khi tính toán layout, cần phải trừ khoảng cách đó ra, từ đó sẽ biết được cần setup bao nhiêu bàn ghế hoặc chỗ ngồi cho người tham dự. Thử tính nhanh với ví dụ khán phòng dài 100m trên cho dễ hiểu nhé!

Với chiều dài 100m, bạn phải trừ ra 3m cho hậu đài, 2m cho truss LED, như vậy phần còn lại là: 100m – 3m – 2m = 95m. Nếu sân khấu chiều sâu là 4m và khoảng cách từ bàn đầu tiên đến sân khấu là 2.5m, thì tổng cộng khu vực cho khách ngồi tham dự sẽ là: 95m – 4m – 2.5m = 88.5m. Đây chính là khoảng cách bạn cần tính toán sẽ setup bao nhiêu bàn, ghế và thích hợp sức chứa cho bao nhiêu người. Và dĩ nhiên, tùy theo từng loại địa điểm mà những thông số trên có thể thay đổi khác nhau.

3. Một số kiểu sắp xếp bàn ghế trong sự kiện:

* Sắp xếp kiểu lớp học:

Đây là kiểu sắp xếp thích hợp cho các sự kiện kéo dài mà người tham gia cần sử dụng laptop hoặc sổ, bút để ghi chép.

+ Ưu điểm: Người diễn giả trên sân khấu có thể nhìn thấy tổng quan tất cả người tham dự.

+ Nhược điểm: Khả năng tương tác không tốt vì tầm nhìn người phía sau bị giới hạn và có thể chỉ nhìn thấy lưng của những người ngồi trước.

Hình ảnh sự kiện Lễ khởi công dự án khu công nghiệp Việt Phát

   * Sắp xếp kiểu hội nghị, hội thảo hoặc chữ U:

Cách sắp xếp này phù hợp cho các buổi hội nghị, hội thảo có số lượng người tham dự ít, dao động tầm 25 – 30 người.

+ Ưu điểm: Tạo sự tương tác tốt giữa mọi người với nhau và tăng độ tập trung của người nghe với diễn giả.

+ Nhược điểm: Hạn chế sức chứa về số người tham dự và setup bàn ghế.

Lễ ra mắt công nghệ rau sạch 3S

* Sắp xếp kiểu bàn tròn:
Những sự kiện sử dụng kiểu sắp xếp này thường là party ăn uống, Gala dinner hoặc Year End Party. Mỗi bàn tròn sẽ chỉ tầm 6-10 người ngồi, xung quanh sắp xếp nhiều bàn bên cạnh.

+ Ưu điểm: Tạo sự tương tác tốt giữa những người tham dự cùng bàn hoặc có thể giao lưu với những bàn cạnh bên.

+ Nhược điểm: Chiếm nhiều diện tích và cần địa điểm có sức chứa lớn.

Hình ảnh sự kiện Hợp tác chiến lược BNI – Manulife

* Sắp xếp kiểu nhà hát:

Đây là kiểu sắp xếp khá thông dụng thường thấy ở nhiều sự kiện. Kiểu sắp xếp này thường không khuyến khích người tham dự mang theo tài liệu, hoăc dùng đồ ăn thức uống.

+ Ưu điểm: Người tham dự có thể nhìn thấy được diễn giả trên sân khấu và ngược lại, người đứng phía trên cũng quan sát được toàn quang cảnh sự kiện

+ Nhược điểm: Vì sức chứa rộng nên việc tương tác với diễn giả ở trên sân khấu đối với những vị trí ngồi ở xa sẽ có chút khó khăn.

Hình ảnh sự kiện Hội thảo Quốc tế Du Lịch thông minh – Sở du lịch TP.HCM

Câu hỏi bạn thường nghe khách hàng hỏi: “Chỗ này có đủ sức chứa cho nhiêu người đó không em?” Thay vì đợi team kỹ thuật đo đạc, tính toán ra bản vẽ, giờ đây chỉ với cách tính toán trên, bạn đã có thể tính nhẩm nhanh và ước lượng được số lượng bàn/ghế hoặc sức chứa người tham dự khi đã có được các thông số layout của địa điểm. Việc giải đáp nhu cầu và thắc mắc của họ ngay tức thì cũng là một cách ghi điểm trong mắt những vị khách khó tính của chúng ta đấy nhé!