Làm sao để có thể trở thành một Event Production Manager

Biên soạn: Lộc Nguyễn – Operations Director – VEG

Production Manager – Bước đi đầu tiên.

_{Tôi có tiếp xúc với các bạn trẻ thích sự kiện và muốn trở thành một người giám sát sản xuất, câu hỏi thường đặt ra là “Bắt đầu từ đâu?” hay “Em nên làm như thế nào?”. Một vài bạn nói với tôi em muốn biết nhiều thứ, em muốn học nhiều môn, nhưng em chưa biết bắt đầu từ đâu…Vâng, cũng có thể vì muốn quá nhiều nên các bạn bị hoang mang, chưa xác định được đâu là những bước đi đầu tiên.}

“Một câu trả lời hơi mở cho chính các bạn đơn giản là sự đam mê, luôn học hỏi & một chút may mắn”

Khi bắt đầu vào nghề sự kiện, chắc chắn không ít bạn chưa định hình được vai trò mình muốn hướng đến, có người thích làm Event planner, có người thích làm Account – khách hàng, cũng sẽ có bạn thích làm với vai trò chạy dự án (Operation team).

Việc đầu tiên là bạn phải nhận ra mình thích điều gì nhất và bắt đầu trao dồi cho sở thích của mình, điều này sẽ có thể nhận ra trong lúc bạn bắt đầu vào cuộc chơi sự kiện hoặc một lúc nào đó, có những người anh, người chị hướng cho bạn đi đúng hướng và khi đó bạn sẽ nhận rõ mình phù hợp với vai trò nào. Ví dụ như bạn thích viết, thích sáng tạo, thì có thể Event Planner sẽ là con người phù hợp với bạn, hay bạn có một niềm đam mê với ánh đèn s khấu, thích chơi với kết cấu hay mê mẩn với các hiệu ứng pháo lửa, âm nhạc… thì có thể máu của PM đang dần ngấm vào chính bản thân bạn.

Người làm PM thường sẽ “ngộ” ra chính mình khi làm sự kiện được từ 2-3 năm, khi đó bạn sẽ đủ cơ sở để hiểu được những gì mình làm, mình thích và quan trọng hơn là biết được từng bước trong các quá trình triển khai sự kiện, có được những kinh nghiệm làm nghề, kinh nghiệm sống nhất định để bắt đầu định hình và tư duy cho công việc mình làm. Tuy nhiên điều này sẽ còn lệ thuộc một chút vào yếu tố may mắn, bạn có đang ở trong môi trường được nhiều trải nghiệm nghề hay không.

Nếu may mắn hơn, bạn có một mentor dẫn dắt tốt, khả năng tiếp xúc và lãnh ngộ nghề của bạn có thể sẽ nhanh hơn và có nhiều khả năng phát triển tốt hơn. Người mentor tốt sẽ truyền lại cho bạn các kiến thức, vốn sống và những kinh nghiệm cần thiết khác.

Một buổi event thực địa do Eventism tổ chức tham quan tại Sunspiration City Festival 2019

Hãy luôn nhớ rằng, nghề nào cũng cần phải có kinh nghiệm và có những kinh nghiệm của những người đi trước trong nghề, phải trả giá bằng tiền hay rất nhiều tiền, máu & nước mắt… đôi khi là mạng sống của một ai đó.

Hãy bắt đầu đam mê bằng các công việc chung của sự kiện, cho đến khi bạn nhận ra rằng, mình có thể bứt phá để thành phiên bản PM tốt hơn.

Tố chất nội lực của một Production Manager

• Tư duy logic
• Khả năng quan sát
• Kỹ năng giao tiếp
• Thể trạng sức khoẻ
• Lỳ đòn…

Làm công việc giám sát sản xuất trong sự kiện đòi hỏi bạn phải luôn có một cái nhìn tổng quát và đi sâu vào được từng chi tiết, tiểu tiết khi cần thiết. Với tôi, tiêu chí đầu tiên bạn cần là tư duy logic – Một tư duy logic sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự & định hình các công việc cần phải làm từ khi bắt đầu triển khai sản xuất trong sự kiện. Với tư duy tốt, sẽ hỗ trợ bạn trong việc bóc tách các hạng mục cần sản xuất, phân bổ đến đối tác hoặc đơn giản là lựa chọn nhà cung ứng phù hợp.

Điều thứ 2 là khả năng quan sát và đặt câu hỏi cho chính mình. Người làm PM thường có thói quen đứng nhìn một vật lạ, độc đáo hay mới thấy lần đầu trong mắt mình rất lâu, đôi khi sẽ đi quanh nhìn ngắm, ngó trên, ngó dưới, hay có thể đụng chạm vào thử, để biết nó là cái gì, có gì hay…

Đôi lần những vật đơn giản họ sẽ nhìn ra hướng rất phức tạp, vì họ không chỉ nhìn bề ngoài của vật thể đó mà họ nhìn vào tận kết cấu bên trong, đằng sau và đặt câu hỏi nó được làm nên thế nào, tại sao người ta có thể làm vậy, nếu là mình thì mình sẽ làm ra sao, sẽ đem nó đi đâu, đưa nó vào vận dụng được gì, tuỳ biến áp dụng thực tế ra sao….

Quan sát những vật thể đơn giản để ứng dụng vào các sản suất khác

Tiếp theo là khả năng giao tiếp & giao tiếp tốt – Vì sao phải giao tiếp tốt, cơ bản trước mắt là làm event thì bạn đã phải giao tiếp, tiếp xúc, nói chuyện với rất nhiều người, vì tổ chức sự kiện đơn thuần nó đã là làm việc nhóm hay đôi khi phải trao đổi với rất nhiều bên liên quan.

Trước tiên trong nội bộ, PM sẽ nói chuyện nhiều để giải quyết nhu cầu của khách hàng thông qua Account (Project lead) , sẽ có các cuộc tranh luận để tìm đến giải pháp phù hợp giữa nhu cầu khách hàng với chi phí bỏ ra.

Tiếp đến sẽ là các cuộc nói chuyện với thiết kế, để chỉnh sửa 2D, 3D, các hình ảnh, nội dung dùng cho dự án, hay đôi khi là chị kế toán trong nhà để đàm phán và thương lượng cho các đối tác cung ứng. Ngoài ra sẽ còn phải nói chuyện với team nội dung, team chạy dự án, để sắp xếp lên lịch lắp đặt, bàn giao, phân giờ cho các bên triển khai chung, lắm lúc phải lên ngồi hầu chuyện vài người đâu đó gọi là các bậc cao nhân chưa lộ mặt.

Bước ra ngoài sẽ là các cuộc trò chuyện với đơn vị cung ứng sản xuất, các đơn vì làm về kết cấu khung xương – kết cấu truss – layer hay các đối tác cung cấp âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, hiệu ứng, nhân sự chạy freelancer…vv và còn rất nhiều những nhân vật khác như anh bảo vệ, chú giám sát địa điểm, hay đôi khi là năn nỉ chị hàng rong nhường cho em tí đất làm việc.

Việc giao tiếp tốt sẽ giúp bạn truyền tải thông tin qua lại rõ ràng, đi thẳng vấn đề hiểu rõ nhau và không bị lòng vòng, khả năng giao tiếp xử lý tình huống giữa người & người sẽ giúp bạn có lợi thế trong việc thương lượng hay đôi khi chỉ là những câu chuyện phiếm sẽ giúp người làm PM có những mối quan hệ vui trong nhà, kết thân cùng các đối tác cung ứng, những người đôi khi cứu chúng ta những bàn thua trông thấy.

Thể trạng sức khoẻ – Đa phần những người làm PM hiện tại là Nam, sẽ có rất ít là Nữ, dĩ nhiên có một vài nữ cường nhân mà mình đã từng biết, nhưng mặt bằng chung hiện nay, số đông là Nam.

Đặc thù của dân làm PM là đi sớm về trễ, thức ngày, thức đêm trong suốt giai đoạn từ khi chuẩn bị, triển khai trên giấy tờ cho đến khi ra hiện trường thực thi, người làm PM sẽ luôn cạnh bên các hạng mục công việc của mình, giám sát và xử lý tình huống khi cần thiết, do vậy việc ăn uống và ngủ nghỉ sẽ không theo một quy tắc cố định nào mà thường sẽ tuỳ vào công việc và khả năng thể trạng của người làm PM. Nên đôi khi, ngoài sức khoẻ là điều mà một PM cần phải có, họ sẽ có thêm một đặc điểm cũng khá hay, đó là “lỳ”

“Lỳ” trong công việc, lỳ trong sự chịu đựng và đôi khi lỳ để gánh lấy các áp lực cao từ nhiều phía. Trước đây, khi ngành sự kiện còn ít dự án, để có thể học hỏi hoặc nắm bắt được sự kiện đó diễn ra như thế nào, bản thân tôi cũng đã từng lỳ mặt, mò đến các chỗ đó, liều mình đi vào, tò mò ngang dọc, tìm hiểu và quan sát những gì mình muốn học. Cũng có đôi lần bị phát hiện mời ra, nhưng cũng có vài lần vô tình được chính các anh lớn cảm thông và chỉ dẫn lại, những người đó là bậc đàn anh cung ứng thiết bị trong nghề bây giờ.

“Đôi khi bạn cũng sẽ phải lỳ và dựa vào chính lý trí, kinh nghiệm của mình để quyết định tại các thời điểm mang tính chất quan trọng, khi vai trò của chính người PM sẽ quyết định cả một cuộc chơi cuối cùng”

Các kỹ năng cần có của một Production Manager

Sau khi đã có nội lực của bản thân để bắt đầu dấn thân vào nghề thì song song đó bạn cũng phải trang bị cho mình một hành trang võ học vừa đủ để bắt đầu trên con đường hành hiệp trượng nghĩa.

Bộ võ học đầu tiên của dân event hay dùng chung cho nhiều công việc chứ không của riêng PM là bộ ba huyền thoại Word, Excel, PowerPoint của nhà Microsoft Office. Đây món võ bạn phải nắm được từ căn bản đến một chút nâng cao, với bộ ba võ công này giúp bạn vận dụng trong từ những ngày bắt đầu bước chân vào nghề cho đến khi đã lên một tầm cao mới. Mỗi bộ môn với khả năng vận dụng được gì trong công việc của PM tại hạ xin phép không bàn sâu, các bạn có thể tham khảo từ google tính năng của từng bộ môn.

Lướt nhanh sơ qua với Word – Có thể dùng để ghi chép thông tin, biên bản, lưu giữ những nội dung trao đổi, ghi chú thông tin hay có thể dùng soạn hợp đồng, bảng cam kết …vv giữa các bên. Excel – thường dùng để làm bảng báo giá, timeline, checklist hay có thể là event flow, kịch bản kỹ thuật…vv.

Với PowerPoint – bạn dùng cho việc triển khai nội dung với thiết kế, bản tóm tắt hạng mục sản xuất với đối tác… song song là một vũ khí người làm sản xuất – Production Manager thường dùng để luyện ra PPM (Pre-Production Meeting) – một file nội dung có nhiều và đủ đầy thông tin để mọi người – tất cả thành viên tham gia vào sự kiện cùng chung một tầm nhìn, một khái niệm công việc xuyên suốt quá trình chuẩn bị và triển khai dự án.

Trong file PPM thường sẽ bao gồm luôn sơ đồ nhân sự, danh sách đối tác, bản vẽ thiết kế, bản vẽ kỹ thuật, lịch dàn dựng và bàn giao…vv – một file PPM có thể dài 100 hoặc thậm chí trên 500 trang là một điều rất bình thường. Và PPM – Cũng là một bước quan trọng, để triển khai các cuộc họp với khách hàng, nội bộ trước khi bắt đầu triển khai chinh chiến thực tế.

Kỹ năng cần có thêm là các công cụ phát triển về hướng thiết kế, các vũ khí này sẽ giúp người PM trong quá trình định vị, họp bàn kỹ thuật với các đối tác cung ứng và nội bộ. Bạn cần có thể phải biết thêm về Adobe illustrator (Hoặc Corel)… kèm một vài phần mền thiết kế theo kiểu vector khác để giúp bạn có khả năng vẽ nên được các layout ( bản vẽ kích thước tổng) một cách tương đối, các phần mền này hỗ trợ bạn việc định hình các kích thước ban đầu hoặc có thể đi sau vào các kích thước chuẩn xác sau này dùng cho việc sản xuất, các phần mền thiết kế sẽ giúp bạn có được thông số chính xác về mặt tỉ lệ hoặc sai số nhỏ trong các khoảng đo đạc.

Dĩ nhiên nếu có thể biết dùng các công cụ hổ trợ kiến trúc có tỉ lệ chính xác tốt hơn như Auto Cad thì sẽ bổ trợ và giúp bạn hoàn thành tốt hơn trong lúc cần triển khai các hạng mục liên quan đến hạ tầng, kết cấu, định vị hạng mục trong dự án event…vv

Một môn võ học khác sau này cũng thường được các bạn PM vận dụng cùng chung với team mình đó là Sketchup (*google nếu bạn cần tìm hiểu thêm), một phần mền cũng khác thông dụng trong việc xử lý 3D phổ biến hiện nay. Với Sketchup sẽ giúp người làm PM và team dự án nhanh chóng có những phác hoạ sơ khảo ban đầu, giúp cho team có cái nhìn tổng quan nhanh hơn trong giai đoạn đầu chuẩn bị hoặc kiểm tra góc nhìn, góc thiếu của các sản phẩm thực tết sau này, với mình thì đây là phần mền khá hay và người làm sản xuất nên học thêm vào.

Ngoài ra thì vẫn còn nhiều công cụ khác cao tay hơn, khó hơn nhưng cũng pro hơn, có những phần mền hổ trợ về làm bản vẽ 2D-3D, hiệu ứng, lập trình demo, công cụ sân khấu như VectorWork, Unreal Enine, Realizzer 3D…vv và nhiều phần mền khác bạn có thể tìm hiểu thêm từ các nguồn kiến thức trên mạng hoặc người xung quanh. Với các phần mền này có thể tham khảo hoặc nghiên cứu đi sâu vào học tập sử dụng, sẽ làm cho khả năng đam mê của bạn với nghề đa dạng hơn.

Đi kèm với các võ thuật học trên, bạn cũng sẽ phải có được một chút kỹ năng giao tiếp tiếng Anh kha khá. Với người làm PM, tiếng anh Khá sẽ giúp bạn giao lưu kết bạn, trao đổi công việc nếu có cơ hội được làm việc cùng với đối tác nước ngoài. Bạn cũng đừng quá lo lắng nếu anh văn mình đang trong giai đoạn cần hoàn thiện,trao dồi…, bản thân mình đã từng chứng kiến một anh kỹ thuật người việt, nói chuyện với một anh kỹ thuật người Thái, bằng một chút tiếng anh căn bản, hai anh vẫn có thể hiểu nhau trên phương diện kỹ thuật để giải quyết vấn đề, dĩ nhiên đi sâu và xa, vẫn cần có những người PM có khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt để là cầu nối cho các bên khi cần…tiếng anh cũng là một phần vũ khí quan trọng trong cuộc sống của bạn ngày nay. Với PM kinh nghiệm là để tồn tại, anh văn là để phát triển.

Bạn thấy còn điều gì hay ở một Production Manager… hãy viết tiếp thêm câu chuyện của mình…