7 Ứng dụng cực kì hữu ích dành cho người làm sự kiện

Ngày nay, công nghệ đang dần được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Ngành sự kiện cũng không là ngoại lệ. Dưới đây là 7 ứng dụng hữu ích dành cho người làm sự kiện.

Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, những ứng dụng hữu ích dành cho người làm sự kiện giúp công việc tổ chức nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Ảnh: Tracy Le Blanc/ Pexels.

Ứng dụng công nghệ giúp gia tăng hiệu quả trong tổ chức sự kiện

Cách đây khoảng chừng 10 năm, khi các nền tảng công nghệ vẫn còn chưa phổ biến và thiết bị di động chưa thực sự được sử dụng rộng rãi như hiện nay. Những người làm công tác tổ chức sự kiện chủ yếu vẫn dựa trên các phần mềm cơ bản như Word, Excel, Powerpoin để thực hiện các chương trình lớn nhỏ.

Tuy nhiên, đi cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ trong giai đoạn chuyển đổi số. Cùng với đó là sự tăng trưởng nhanh chóng của các ứng dụng di động. Từ đó, hàng loạt những nền tảng mới được xây dựng và phát triển, mang đến sự thuận tiện và dễ dàng cho người sử dụng.

Ngành sự kiện cũng nhanh chóng bắt nhịp với ngày càng nhiều những ứng dụng hữu ích phục vụ cho công tác tổ chức sự kiện ra đời. Những ứng dụng này không chỉ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà tổ chức mà còn giúp mang đến những ý tưởng sự kiện ngày càng độc đáo và sáng tạo hơn. Hãy cùng FS Event tìm hiểu những ứng dụng hữu ích này trong phần tiếp theo của bài viết.

Những ứng dụng hữu ích dành cho người làm sự kiện

1. Pinterest – Khơi nguồn cảm hứng và sáng tạo khi tìm kiếm ý tưởng tổ chức sự kiện

Một trong những ứng dụng hữu ích nhất để tìm cảm hứng sáng tạo là Pinterest, mạng xã hội phổ biến để thu thập và chia sẻ hình ảnh. Bạn có thể duyệt qua hàng nghìn bức ảnh và hình ảnh để tìm cảm hứng sáng tạo cho sự kiện tiếp theo của mình. Thư viện hình ảnh rộng lớn này đặc biệt hữu ích cho việc lên ý tưởng cho trang trí, thiết kế và chủ đề sự kiện.

Kinh nghiệm: Tạo tài khoản Pinterest và thiết lập một bảng  riêng dành cho từng khách hàng. Bằng cách này, bạn có thể chia sẻ ý tưởng với nhau mà không cần gửi email qua lại.

2. Instagram – Khám phá những ý tưởng tổ chức sự kiện thú vị  từ khắp nơi trên thế giới

Một mạng xã hội nữa cũng là nguồn ý tưởng dồi dào dành cho những nhà tổ chức sự kiện là Instagram. Đây là một ứng dụng mang xã hội chia sẻ ảnh phổ biến thuộc hệ sinh thái của Facebook. Với hơn 1 tỷ người dùng hoạt động hằng tháng,  đây sẽ là nguồn tham khảo phong phú và hữ ích dành cho việc tìm kiếm ý tưởng và concepts cho sự kiện.

Kinh nghiệm: Một trong những cách tìm kiếm ý tưởng dễ dàng trên instagram là sử dụng các hashtag liên quan đến từ khóa mà bạn đang tìm kiếm. Và cũng đừng quên theo dõi những chuyên gia tổ chức sự kiện hàng đầu để có cơ hội học hỏi từ họ nhé.

3. Evernote – Ứng dụng lưu trữ ghi chú và tài liệu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi nói đến việc sắp xếp và lưu trữ tài liệu, không có ứng dụng nào tốt hơn Evernote. Ứng dụng này cho phép bạn lưu trữ tất cả “nội dung” của mình ở một nơi thuận tiện, có thể là hình ảnh, văn bản, bất kỳ loại ghi chú nào — thậm chí toàn bộ trang web. Bạn cũng có thể phân loại mọi thứ khi cần bằng cách thêm các thẻ.

Kinh nghiệm: Hãy cài đặt tiện ích mở rộng trình duyệt Evernote Web Clipper và nhanh chóng lưu nội dung thú vị nhất bạn tìm thấy trực tuyến vào tài khoản Evernote của mình.

4. Planning Pod – Ứng dụng quản lý sự kiện

Việc có thông tin sự kiện nằm rải rác trên các ứng dụng, email và tệp máy tính khác nhau có thể ảnh hưởng rất nhiều đến thành công của sự kiện. Planning Pod được thiết kế đặc biệt cho các nhà lập kế hoạch sự kiện và cung cấp hơn hai mươi công cụ quản lý sự kiện.

Kinh nghiệm:  Bạn có thể chia sẻ Lập kế hoạch với nhóm của mình (và khách hàng nếu bạn muốn) để giao nhiệm vụ, đặt thời hạn và quản lý tất cả các hoạt động cộng tác trong nhóm.

5. Blossom – Công cụ theo dõi tiến độ thực hiện sự kiện

Blossom là một công cụ quản lý dự án được thiết kế để cho phép bạn theo dõi tiến trình sự kiện theo từng giai đoạn. Nó chủ yếu được thiết kế để các công ty công nghệ sử dụng để theo dõi quá trình phát triển sản phẩm, nhưng nó cũng hoạt động hoàn hảo để quản lý các sự kiện.

Blossom cho phép bạn tạo “thẻ” cho từng nhiệm vụ sự kiện, có thể chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác khi mỗi phần được hoàn thành. Bạn cũng có thể thêm bước “phê duyệt” ở cuối để cho phép khách hàng của bạn đánh giá lần cuối từng mặt hàng.

Kinh nghiệm: Blossom tích hợp được với Slack, giúp bạn dễ dàng theo dõi thành viên trong nhóm về các mục được liệt kê trong Blossom.

6. Bizzabo – Ứng dụng quản lí thư mời, đăng ký và bán vé sự kiện

Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện yêu cầu đăng ký hoặc đặt vé, Bizzabo cho phép bạn tạo sự kiện, thêm loại vé, xây dựng trang web sự kiện và gửi lời mời của bạn — tất cả trong một ứng dụng.

Bizzabo cũng giúp bạn cập nhật những gì mọi người đang thảo luận trên mạng xã hội về sự kiện của bạn. Vào ngày diễn ra sự kiện, ứng dụng cho phép bạn gửi thông báo đẩy cho những người tham dự về bất kỳ sự chậm trễ hoặc thay đổi chương trình nào.

Kinh nghiệm: Bizzabo cung cấp thêm một số tùy chọn đặc biệt cho những người tham dự sự kiện:  có thể sử dụng ứng dụng để kết nối mạng và nhắn tin cho nhau để sắp xếp cuộc họp, …

7. Capsule – Công cụ tổng hợp hình ảnh sự kiện

Toàn bộ quá trình sản xuất sự kiện của mình, bao gồm tất cả hình ảnh từ các nhà cung cấp và các thành viên khác nhau trong nhóm sẽ được tổng hợp dễ dàng chỉ với 1 ứng dụng. Capsule sẽ giúp bạn làm điều đó. Yêu cầu tất cả các bên tải xuống ứng dụng, sau đó tất cả ảnh họ chụp sẽ được nhập vào “Capsule” được chia sẻ trực tuyến của bạn.

Kinh nghiệm: Hãy giới thiệu ứng dụng này cho khách hàng của bạn để có những album ảnh tuyệt đẹp.