10 lỗi thường gặp khi phân tích hậu sự kiện (Phần 1)

Phân tích sau sự kiện là một đánh giá toàn diện được thực hiện góp phần cho sự thành công của sự kiện đó cũng như xác định được các yếu tố cần cải thiện. Bằng cách đó, những nhà tổ chức sự kiện có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để liên tục cải thiện trải nghiệm của người tham dự và tăng hiệu quả trong hoạt động sự kiện, giúp các sự kiện có lợi nhuận hơn. 

Những phản hồi tiêu cực

Muốn tập trung vào mặt tích cực, một số nhóm sự kiện bỏ qua phản hồi tiêu cực trong quá trình phân tích sau sự kiện. Kết quả là, họ không xác định và giải quyết được các lĩnh vực cần cải thiện, có khả năng dẫn đến các vấn đề tương tự ở các sự kiện trong tương lai. 

Hãy nhớ rằng phê bình mang tính xây dựng chính là chìa khóa để phát triển. Nó cung cấp những kiến thức có giá trị có thể nâng cao trải nghiệm sự kiện tổng thể. Các nhà tổ chức sự kiện cũng có thể chủ động tìm kiếm phản hồi thông qua các cuộc khảo sát sau sự kiện và tiếp nhận phản hồi tiêu cực, cuối cùng là sử dụng nó như nhiên liệu để cải thiện liên tục cho các sự kiện tương lai. 

Tác động từ phương tiện truyền thông xã hội

Việc bỏ qua tương tác trên mạng xã hội trong quá trình phân tích sau sự kiện là một sai lầm vì nó khiến các nhà tổ chức sự kiện bỏ lỡ những hiểu biết có giá trị về cảm xúc, phạm vi tiếp cận và phản ứng thời gian thực của người tham dự đối với các sự kiện. Phản hồi trên mạng xã hội có thể làm nổi bật những thành công và lĩnh vực cần cải thiện, cung cấp được cái nhìn toàn diện về tác động của sự kiện và ý tưởng về cách định hình các chiến lược trong tương lai. 

Sử dụng các công cụ như Hootsuite, Buffer và Sprout Social cùng với thông tin chi tiết về nền tảng gốc để theo dõi các đề cập, lượt thích, lượt chia sẻ và bình luận cho phép nhà tổ chức sự kiện nắm bắt được tình hình trên mạng xã hội theo thời gian thực. Điều này giúp họ dễ dàng thu thập phản hồi sự kiện theo thời gian thực và đánh giá thành công chung của sự kiện, sau đó sử dụng dữ liệu đó để đưa ra các chiến lược tiếp thị và tương tác trong tương lai.

Những thách thức về mặt hậu cần

Việc quên đi những thách thức về mặt hậu cần trong quá trình phân tích hậu sự kiện sẽ ngăn những nhà tổ chức sự kiện xác định được những điểm kém hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến các sự kiện trong tương lai. Việc giải quyết những thách thức như vậy là rất quan trọng khi nói đến việc cải thiện kế hoạch sự kiện, thực hiện và trải nghiệm chung của người tham dự. Một số thách thức hậu cần phổ biến bao gồm: Không đủ không gian, bố cục kém, khó khăn về mặt kỹ thuật, không đủ nhân sự, vấn đề đỗ xe, thiếu vật tư, quy trình kiểm tra không hiệu quả

Nhà tổ chức sự kiện có thể dự đoán và giảm thiểu các vấn đề hậu cần tiềm ẩn bằng cách lập kế hoạch trước sự kiện và dự phòng kỹ lưỡng. Trong khi thực hiện, hãy tạo và sử dụng danh sách kiểm tra chi tiết để đảm bảo không có gì bị bỏ sót và khuyến khích giao tiếp chặt chẽ giữa nhóm sự kiện để mọi người cùng hiểu các vấn đề. 

Chỉ tập trung vào dữ liệu định lượng

Nhiều đơn vị sự kiện chỉ xem xét dữ liệu định lượng trong phân tích sau sự kiện, bỏ qua những hiểu biết định tính cung cấp bối cảnh và chiều sâu cho trải nghiệm và phản hồi của người tham dự. Dữ liệu định tính, tiết lộ những cảm xúc tinh tế mà chỉ riêng số liệu không thể nắm bắt được, bao gồm: phản hồi từ các câu hỏi khảo sát mở, bình luận trên mạng xã hội, phỏng vấn chuyên sâu với người tham gia, ghi chú quan sát được thực hiện bởi nhân viên, đánh giá sự kiện chi tiết, phản hồi của người nói, trò chuyện không chính thức với người tham dự. 

Mục tiêu là cân bằng dữ liệu định lượng và định tính trong phân tích sau sự kiện, tận dụng cả hai, vì mỗi dữ liệu cung cấp những hiểu biết độc đáo về trải nghiệm của người tham dự và thành công của sự kiện. Những hiểu biết định tính có thể nâng cao phân tích của đơn vị tổ chức sự kiện bằng cách cung cấp bối cảnh, xác định xu hướng và khám phá động lực cơ bản, giúp các nhà tổ chức sự kiện hiểu rõ hơn bao giờ hết về chương trình mà họ thực hiện. 

Bỏ lỡ “bức tranh” lớn hơn

Khi những nhà tổ chức sự kiện không nghĩ đến bức tranh toàn cảnh, họ có thể bỏ qua những hiểu biết quan trọng tác động đến thành công chung của sự kiện, cản trở việc lập kế hoạch trong tương lai. Bằng cách liên kết phân tích sau sự kiện với các mục tiêu và mục đích chung của nó, các nhà tổ chức sự kiện có thể đảm bảo rằng những phát hiện bạn khám phá thông qua phân tích trực tiếp góp phần cải thiện kết quả sự kiện và đạt được các mục tiêu của đơn vị tổ chức.

Bằng cách liên kết các mục tiêu của sự kiện với mục tiêu của đơn vị tổ chức và đo lường mức độ sự kiện đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu đó, những nhà tổ chức sự kiện có thể kết nối kết quả sự kiện với các mục tiêu kinh doanh rộng hơn để đảm bảo thấy được bức tranh toàn cảnh trong  chương trình. Hãy thực hiện đánh giá toàn diện sự kiện từ đầu đến cuối bằng các chiến thuật sau: gửi khảo sát trước sự kiện, theo dõi các cuộc khảo sát sau sự kiện, phân tích dữ liệu định lượng (ví dụ: đăng ký, bán vé, doanh thu), yêu cầu ý kiến ​​đóng góp từ các đối tác, nhà tài trợ, diễn giả và nhà cung cấp, so sánh kết quả với các chuẩn mực và KPI, xem lại các nguồn dữ liệu định tính (ví dụ: đề cập trên phương tiện truyền thông xã hội), xem xét các yếu tố bên ngoài, như các chỉ số kinh tế và xu hướng thị trường.

Nguồn: Bizzabo

Biên dịch: Huyền Thương