Event Production Manager (Giám sát sản xuất sự kiện) – “Hành trình từ đâu…”
Biên soạn: Lộc Nguyễn – Operations Director – VEG
Tôi sẽ chia sẻ hành trình để trở thành một Production Manager – PM – *“Đứa con rơi” của ngành sự kiện. Chúng ta sẽ gọi Event Production Manager viết tắt là “PM” theo thuật ngữ trong ngành hay dùng.
Hành trình đi qua gồm 2 phần:
– P1. Event Production Manager – Vai trò chưa lời giải.
– P2. Làm sao để có thể trở thành một Event Production Manager
P1. Event Production Manager – Vai trò chưa lời giải.
1. Giám sát sản xuất sự kiện – Họ có thật sự cần thiết ?!
Trong giai đoạn năm 2019 để kiếm thông tin về Production Manager – PM trong ngành sự kiện thật sự thông tin không nhiều và đến nay cũng chưa có quá nhiều post tuyển dụng vị trí giám sát sản xuất sự kiện, có phải vị trí này không cần thiết hay vẫn chưa được sự chú trọng của nghề làm sự kiện.!?
Có những sự kiện với quy mô lớn đôi khi cũng không có sự xuất hiện của một PM đúng nghĩa mà chỉ là những nhân viên giám sát và báo cáo lại cho sếp từ xa. Vậy các đối tác cung ứng sẽ phải làm thế nào !? – Họ sẽ tự giảiquyết dự án bằng kinh nghiệm sống của chính đơn vị Supplier (cung ứng), tự định vị , tự chia lịch, tự quyết sẽ làm thế nào nhanh, có lợi cho mình hoặc kịp bàn giao cho các bên tiếp theo, dĩ nhiên cách làm này sẽ mang tính chất tương đối, khi không có một người chịu trách nhiệm cao nhất để đứng ra quản lý và giám sát chung cho toàn dự án, các bên cung ứng sẽ có ít cơ hội hoặc dành thời gian cho nhau để có được các cuộc họp cần thiết trước khi diễn ra chương trình.
Các Supplier sẽ cùng chơi với nhau vì mục tiêu dự án phải thành công nhưng đôi khi bằng mặt chứ không bằng lòng, điều này dẫn đến các sự kiện không đạt được tính chất như khách hàng mong muốn hay sâu xa hơn, các đơn vị cung ứng sẽ có những hiểu lầm không tốt về nhau.
Ở góc nhìn mở, tôi nhận thấy trong suốt quá trình tổ chức một dự án sự kiện, người làm PM luôn cần thiết cho dù sự kiện đó lớn hay nhỏ. Người làm giám sát sản xuất là người đặt nền móng cho các khởi đầu của quá trình bắt đầu triển khai thực hiện sự kiện. Một sự kiện được diễn ra ít nhiều cũng phải có các hạng mục sản xuất căn bản như thiệp mời, standee, backdrop chụp hình, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, quà tặng và còn nhiều thứ khác liên quan đến phần cứng, phần mềm, vv… những phần này đâu đó sẽ thuộc trách nhiệm của người làm giám sát sản xuất hoặc kiêm luôn vai trò triển khai thực hiện.
Với những dự án có phần sản xuất nhỏ, các hạng mục không quá nhiều, thường công ty sẽ vận dụng luôn kinh nghiệm của các Project Lead / Event Manager / hoặc các bạn có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên để theo dõi & làm việc với đối tác cung ứng.
Ngược lại, các dự án có mức đầu tư lớn, số lượng hạng mục nhiều, lúc đó các công ty sẽ cần người làm giám sát sản xuất với vai trò độc lập, khả năng chuyên môn và có nhiều kinh nghiệm lâu năm hơn để họ có khả năng bốc tách, phân bổ và chia lịch làm việc tốt nhất cho các đối tác cung ứng khác. Các dự án điển hình như triển lãm Ô tô show Việt Nam, các chương trình lễ hội âm nhạc lớn hay live show các ca sĩ thường bạn sẽ thấy đâu đó hình bóng của một PM.
Theo dõi trên thị trường tuyển dụng, bạn sẽ bắt gặp các thông tin đăng tuyển Event Manager / Acc Manager / Event Supervisor… và may mắn sẽ thấy được một ít thông tin tuyển dụng PM, vậy các vị trí PM trong công ty họ đến từ đâu ?!...Qua tìm hiểu thì tôi nhận thấy đa phần các công ty sẽ tuyển qua lời giới thiệu của các bậc đàn anh đi trước, những người có kinh nghiệm làm việc trong ngành sự kiện lâu năm hoặc những người quen giới thiệu các bạn có khả năng thông qua các dự án, công việc, trải nghiệm đã từng làm việc cùng nhau.
Vì lý do đó người làm PM đa phần là người đã từng làm qua nghề sự kiện trong một thời gian nhất định, một người đã từng tham gia vào các dự án lớn hoặc sống trong một môi trường công ty, mà tại đó họ may mắn có được nhiều chuỗi sự kiện lớn nhỏ để tự rèn luyện và đúc kết bản thân mình phù hợp với vai trò PM. Người làm PM đâu đó có kinh nghiệm làm sự kiện từ 3 năm trở lên sẽ có đủ độ chín của nghề để tự bứt phát và tạo một vị trí riêng trong cách làm việc của mình.
Người làm PM ngày nay thường sẽ có các định nghĩa công việc khác nhau. Có thể tạm chia thành các nhóm:
– Nhóm 1: Các bạn làm giám sát sản xuất đơn thuần, đây là người phụ trách giám sát kỹ thuật toàn bộ các hạng mục gọi là phần cứng ( như sản xuất sân khấu, kết cấu khung, khu chụp ảnh, booth trưng bày, góc trải nghiệm sản phẩm hay đôi khi có thể là thư mời, quà tặng…vv) – Ở vị trí này, người làm PM sẽ có thể tham gia ngay từ giai đoạn đấu thầu dự án hoặc nhận trách nhiệm khi triển khai sản xuất đến việc giám sát hoàn thiện hạng mục (sản phẩm) 100% và bàn giao lại cho team vận hành chạy event. Sau đó sẽ hỗ trợ giám sát bảo trì, đảm bảo an toàn trong lúc event diễn ra, và cuối cùng chịu trách nhiệm trong khâu tháo dỡ trả mặt bằng. Vai trò này thường phù hợp với các bạn bắt đầu làm sản xuất trong tầm 3 năm trở lên.
– Nhóm 2: Các bạn là sự kết hợp của việc giám sát sản xuất như trên, nhưng bạn sẽ gánh thêm trách nhiệm giám sát các thiết bị có liên quan về mặt công nghệ, các thiết bị lắp đặt như âm thanh, ánh sáng, màn hình led, hiệu ứng… được xem như một PM hoàn hảo cả về kiến thức & kinh nghiệm làm việc, ở giai đoạn này thường là những người có kinh nghiệm làm việc 5 năm trở lên.
Và còn một khái niệm nữa, có thể coi là bản update cao nhất cho đến hiện tại đối với người làm PM – là vai trò một PM giám sát toàn bộ các hạng mục phần cứng, phần mền, thiết bị, hiệu ứng và tham gia luôn vào cả phần chạy, phối hợp điều phối chương trình ( giám sát kỹ thuật, chia FOH, chia bảo vệ, lịch tập luyện…vv) , đây có thể xem là một bước tiến cho người làm PM chuẩn bị biến hình thành một *Show Producer.
2. Làm Production Manager – Có phải giỏi về kỹ thuật chuyên môn.
Đôi khi chúng ta hiểu nhầm người làm PM sẽ là người vận hành kỹ thuật hoặc một người có thể giỏi về kỹ thuật nhưcân chỉnh, dàn dựng âm thanh, điều khiển ánh sáng, chạy lập trình code…. có thể đúng nhưng cũng có thể sai, điều này sẽ còn tuỳ thuộc vào người PM muốn bước đến khả năng nào của chính mình. PM có thể học hỏi để trở thành một anh kỹ thuật giỏi về ánh sáng, âm thanh, kết cấu…hoặc vẫn sẽ giữ khả năng của mình trong vai trò cầu nối giữa các yếu tố con người với con người, trong vai một người giám sát & truyền tải các thông điệp giữa nội bộ và các đối tác cung ứng. Nhìn chung, người làm PM không phải là người làm về kỹ thuật.
Người làm PM không quá giỏi về âm thanh, nhưng đôi khi họ có khả năng hiểu được khán giả, hiểu được khách hàng hoặc khả năng cảm âm để báo kỹ thuật âm thanh cân chỉnh những khi cần thiết. Đôi khi người làm PM cũng không biết nhiều về pháo hoa, về cách lập trình nhưng họ biết khi nào cần phải bùm, khi nào cần phải nổ để mang đến các hiệu ứng hớp hồn khán giả. Hay có những người làm PM họ cũng không giỏi về việc điều khiển đèn hay lập trình đèn chạy, nhưng bù lại họ sẽ biết chiếc đèn đó nên sử dụng cho mức đầu tư nào thì hợp lý cho khách hàng hoặc đôi lúcphải đặt tại một vị trí không liên quan lắm, chỉ để làm vui lòng chính khách hàng của công ty mình.
Nói đơn giản người làm PM sẽ đứng ở vai trò giám sát, quan sát và cân bằng công việc giữa các bên nhiều hơn là lao vào chỉnh sửa, thi công hoặc điều khiển bất cứ phần mền nào. Nhiệm vụ chính của họ là đưa ra các yêu cầu từ khách & tham gia giải quyết cùng các yêu cầu đó với những đơn vị cung ứng, sao cho yêu cầu đó vẹn cả đôi đường.
Trong lúc làm việc, PM sẽ tiếp xúc nhiều với các anh em kỹ thuật, lúc này họ có thể học hỏi thêm từ các người làm kỹ thuật, và khi thân quen hiểu nhau nhiều hơn, người làm PM sẽ học được khá nhiều điều hay mà chỉ có kinh nghiệm anh em kỹ thuật mới biết được. Sự học hỏi này giúp cho PM có thêm kiến thức, hiểu được quy tắc một vài môn mà không thuộc chuyên ngành của mình, giúp PM có thêm kỹ năng nghề.
Người làm PM là người hiểu rõ các công việc diễn ra trước, trong và sau sự kiện, từ đó họ sẽ có những phương án và kế hoạch chuẩn bị từ đầu để có thể phối hợp với các đơn vị cung ứng đưa ra những cách làm tốt nhất, hạn chế mọi rủi ro và phát sinh có thể xảy ra. Ngoài ra người làm PM giỏi có thể giải thích các vấn đề mang tính chất khô và khó hiểu của kỹ thuật thành những điều đơn giản đến khách hàng khó tính hoặc “cảm thông” khi cần thiết.
“Để trở thành một PM có tâm và có tầm, hãy có nhiều người bạn là các anh em kỹ thuật, họ sẽ là bạn, là thầy, là những người đồng hành với bạn trong suốt hành trình làm nghề.”
3. Production Manager – Từ cá nhân đến tập thể
Giai đoạn đơn độc của một PM freelancer cách đây tầm 5 năm. Người làm PM thường có thể sẽ làm một mình với vai trò freelancer cho các dự án lớn – Các công ty khi có những dự án lớn họ sẽ thuê đến các PM bên ngoài, những người có khả năng làm việc độc lập khá tốt trong giai đoạn bắt đầu triển khai dự án.
Người làm PM freelancer thường có kinh nghiệm lâu năm và khá master trong nghề, họ có được mối quan hệ & biết được nhiều đơn vị cung ứng trong ngành. Các kỹ năng của người làm freelancer đến từ một phần kinh nghiệm của những người đa phần đã trải qua nhiều môi trường công ty khác nhau, biết được nhiều đối tác khác nhau giúp cho họ có được khả năng thích ứng nhanh khi làm một mình hoặc lao vào làm việc với một nhóm khác và đôi khi phải lãnh đạo nhóm đó. Lúc này người làm PM phải vừa tròn vai trong vai trò freelancer của mình, song song cũng phải hoà nhập tốt với nhóm các thành viên được cung cấp. Đôi lúc đây là sự kết hợp hay, nhưng đôi lần cũng có những vấp ngã, va chạm lẫn nhau trong quá trình triển khai, thực hiện cho dù đi đến cùng dự án sẽ phải diễn ra & thành công theo nhiều cách khác nhau.
“Với nghề sự kiện hiện tại đã có những công ty có cho mình riêng đội chuyên coi về sản xuất kết hợp cùng team vận hành triển khai. Khi này trong công ty sẽ có các bạn làm PM độc lập kết hợp cùng nhiều thành viên khác thành một team giám sát sản xuất khi cần thiết. Đây cũng được xem là một tín hiệu tốt trong nghề, khi các công ty có sự chú trọng hơn đến việc giám sát sản xuất, lựa chọn đối tác, phân chia thời gian & công việc hợp lý hơn.”
Ngày nay dễ nhận thấy có nhiều bạn làm giám sát sản xuất hơn trong các dự án, đôi khi là một người, đôi khi là 2 hoặc một team hơn 2 người để chia ra quản lý nhiều hạng mục khác nhau trong từng dự án, nhờ vậy người làm giám sát về sản xuất ngày càng nhiều hơn và dần có được chổ đứng trong các công ty sự kiện.
Khi các công ty có nhóm sản xuất liệu người làm PM freelancer có hết việc…
Câu trả lời là không…!?
Quy luật có cạnh tranh thì mới có phát triển, các PM Freelancer vẫn có các lợi thế riêng của mình, với các dự án quá lớn, các công ty sự kiện đa phần sẽ không đủ nhân lực để giám sát toàn bộ hoạt động của sản xuất hoặc triển khai. Khi đó họ sẽ lại thuê PM freealncer.
Các dự án lớn ngày nay khi cần người làm PM, đa phần các công ty sẽ đồng ý thuê theo một nhóm hoặc người làm PM chính sẽ đề xuất đội hình của mình với một chi phí hợp lý, giúp các công ty có thể tiết kiệm nguồn nhân lực của mình cho các dự án hoặc công việc khác.
Mặc dù ảnh hưởng từ cơn đại dịch Covid-19 làm cho các sự kiện lớn, nhỏ phải tạm hoãn hoặc huỷ nhưng những người làm PM freelancer vẫn có được cách sống riêng cho mình. Họ tồn tại bằng sự liên minh, kết hợp lại với nhau để cùng làm vượt qua khó khăn, thu mình luyện quân chờ cơ hội cho các dự án lớn, nơi các công ty vẫn không thể kham nổi một team sản xuất mạnh để giám sát thực hiện. Ngoài ra cũng có những cá nhân lập nên nguyên team cung cấp full các dịch vụ trong sự kiện với đội hình là ekip dự án.
