Bỏ sảnh khách sạn, họp ngay trên khán đài sân vận động

Không có backdrop nào, không có standee công ty nào tạo được cảm giác một sân cỏ trống với ánh đèn pha buổi tối tạo ra trong ba giây đầu tiên bước vào. Đây chính xác là lý do ngày càng nhiều thương hiệu chuyển hội nghị khách hàng, buổi họp chiến lược quý, hay sự kiện ra mắt sản phẩm ra khỏi sảnh khách sạn quen thuộc để đến những địa điểm không được thiết kế cho mục đích họp hành, mà được thiết kế cho một thứ mạnh hơn nhiều: cảm giác.

Phòng họp khách sạn thiết kế để không ai để ý đến nó

Sảnh khách sạn và trung tâm hội nghị tồn tại vì một lý do hợp lý. Chúng trung tính, dễ đặt chỗ, có sẵn hạ tầng âm thanh ánh sáng cơ bản, và không đòi hỏi ban tổ chức phải giải quyết thêm biến số nào ngoài chương trình. Nhưng chính sự trung tính đó khiến một hội nghị khách hàng tổ chức tại phòng ballroom tầng ba của một khách sạn five-star trông gần như không khác gì hội nghị khách hàng của đối thủ tổ chức tại một khách sạn five-star khác cùng thành phố. Địa điểm không đóng góp gì vào câu chuyện thương hiệu muốn kể.

Nhiều sân vận động và nhà thi đấu hiện nay chủ động mở cửa cho sự kiện doanh nghiệp vào những ngày không thi đấu, từ phòng thay đồ của đội khách đến khu VIP nhìn thẳng xuống sân, thậm chí cả trải nghiệm đứng ngay trên mặt cỏ. Một hội nghị hay tiệc tri ân khách hàng tổ chức tại đây không cần cố gắng tạo không khí đặc biệt bằng trang trí, vì bản thân không gian đã mang sẵn tầng cảm xúc mà một phòng họp khách sạn không bao giờ có được.

Ở tầng sâu hơn, đây là vấn đề về hạ tầng vận hành, không chỉ về thẩm mỹ

Một sai lầm phổ biến khi nói về địa điểm phi truyền thống là gộp chung mọi không gian không phải khách sạn vào cùng một nhóm rủi ro. Thực tế không đồng đều như vậy. Các không gian trải nghiệm như nhà kho cải tạo hay gallery nghệ thuật thường hấp dẫn về mặt hình ảnh cho sự kiện ra mắt sản phẩm hay tiếp khách VIP, nhưng đi kèm rủi ro hậu cần cao hơn đáng kể. Nhân sự vận hành, khả năng tiếp cận cho catering, hạ tầng âm thanh ánh sáng, và yêu cầu load-in đều phức tạp hơn nhiều so với một không gian được xây có chủ đích để đón đám đông.

Sân vận động lại nằm ở một nhóm khác hẳn. Đây là những địa điểm mà toàn bộ mục đích tồn tại là phục vụ đám đông lớn, nên đội ngũ vận hành sự kiện, chương trình catering, hạ tầng âm thanh ánh sáng, bãi đỗ xe và khả năng tiếp cận cho người khuyết tật đều đã được giải quyết ở quy mô lớn từ trước. Một ban tổ chức chọn sân vận động không phải đang đánh đổi rủi ro vận hành để lấy trải nghiệm độc đáo. Họ đang có cả hai cùng lúc, vì địa điểm này đã có sẵn một đội ngũ vận hành sự kiện chuyên nghiệp thay vì phải dựng toàn bộ hạ tầng từ số không.

Đây là điểm cần phân biệt rõ khi một thương hiệu cân nhắc rời khỏi khách sạn: câu hỏi không phải là chọn giữa an toàn và ấn tượng, mà là chọn đúng loại địa điểm phi truyền thống phù hợp với năng lực vận hành của chính ban tổ chức. Một agency dày dạn kinh nghiệm production có thể xử lý tốt một nhà kho trống. Một đội ngũ nội bộ ít kinh nghiệm hậu cần nên ưu tiên những địa điểm đã có sẵn hạ tầng vận hành như sân vận động hay trung tâm triển lãm, nơi rủi ro kỹ thuật được giảm thiểu nhờ chính đặc thù của không gian.

Nhật Bản đã biến sân vận động thành một hạng mục kinh doanh riêng

Tại Nhật Bản, nhiều sân vận động và nhà thi đấu lớn từ lâu đã vận hành như một trung tâm sự kiện đa năng song song với chức năng thể thao, cho thuê không gian sảnh VIP, phòng họp có tầm nhìn ra sân, và khu vực trải nghiệm hậu trường cho doanh nghiệp vào những ngày không thi đấu. Mô hình này giúp chủ sở hữu sân vận động có thêm nguồn thu ổn định ngoài mùa giải, đồng thời tạo ra một hạng mục địa điểm sự kiện hoàn toàn mới mà các trung tâm hội nghị truyền thống không thể cạnh tranh về mặt trải nghiệm.

Xu hướng tương tự cũng xuất hiện tại các thành phố lớn của Hàn Quốc, nơi một số sân vận động bóng chày và nhà thi đấu đa năng tích hợp sẵn gói dịch vụ sự kiện doanh nghiệp trọn gói, từ khu vực tiếp khách đến trải nghiệm đứng trên sân. Điểm chung của cả hai thị trường là các đơn vị vận hành sân vận động không chờ doanh nghiệp tự tìm đến, mà chủ động xây dựng gói sản phẩm sự kiện rõ ràng, có giá niêm yết, có quy trình đặt chỗ như một trung tâm hội nghị thông thường.

Tại Việt Nam, các sân vận động vẫn đang bị bỏ quên như một địa điểm sự kiện

Phần lớn sân vận động và nhà thi đấu tại Việt Nam vẫn được nhìn nhận thuần túy như công trình thể thao, không phải như một địa điểm kinh doanh sự kiện. Việc tiếp cận để tổ chức một hội nghị doanh nghiệp tại đây thường đòi hỏi đàm phán riêng lẻ, không có gói dịch vụ rõ ràng, và không phải đơn vị quản lý nào cũng sẵn sàng cho thuê không gian ngoài mục đích thể thao. Đây là khoảng trống cơ hội rõ ràng cho cả hai phía: đơn vị quản lý sân vận động có thêm nguồn thu ổn định, còn ban tổ chức sự kiện có thêm một hạng mục địa điểm khác biệt để chào cho khách hàng doanh nghiệp.

Một vài sự kiện lớn tại Việt Nam trong những năm gần đây đã thử nghiệm không gian phi truyền thống theo hướng này, từ việc dùng nhà thi đấu làm sân khấu chính cho sự kiện ra mắt sản phẩm quy mô lớn, đến việc tận dụng khán đài sân vận động cho các chương trình lễ hội thương hiệu có đông người tham dự. Kết quả thường được khách mời nhắc lại lâu hơn nhiều so với những sự kiện tổ chức tại phòng ballroom, chính vì cảm giác không gian tạo ra không thể sao chép ở một địa điểm trung tính.

Địa điểm không còn là hậu cần, mà là một phần nội dung sự kiện

Chuyển từ sảnh khách sạn sang sân vận động đòi hỏi một cách tiếp cận khác trong khâu lên ý tưởng. Khi địa điểm trung tính, kịch bản chương trình phải tự tạo ra toàn bộ cảm xúc cho khách mời. Khi địa điểm đã mang sẵn tầng cảm xúc riêng, kịch bản chương trình cần được thiết kế để tôn lên đặc trưng của không gian đó, thay vì áp một kịch bản chuẩn hóa từng dùng cho phòng họp khách sạn vào một không gian hoàn toàn khác về quy mô và chất liệu.

Không phải mọi sự kiện đều cần một sân vận động. Một buổi họp nội bộ mang tính công việc thuần túy vẫn phù hợp hơn với một phòng họp trung tính, nơi không ai bị phân tán bởi không gian xung quanh. Nhưng với những sự kiện có mục tiêu rõ ràng là tạo dấu ấn thương hiệu, tri ân khách hàng, hay ra mắt sản phẩm, việc tiếp tục mặc định chọn khách sạn vì đó là lựa chọn quen thuộc đang bỏ lỡ một công cụ tạo trải nghiệm mà đối thủ chưa khai thác tới.

Địa điểm không còn là nơi tổ chức sự kiện diễn ra. Địa điểm đã trở thành một phần nội dung mà khách mời mang về nhà, lâu sau khi bài trình bày trên sân khấu đã quên mất nội dung cụ thể.