NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN PHẢI VIẾT VỀ PROJECTION MAPPING TRONG EVENTS

Hãy tưởng tượng bạn đang bước vào một chương trình với không gian là những ánh đèn huỳnh quang trắng thông thường và những bài thuyết trình dài lê thê. Khi bước qua cánh cửa, bạn sẽ ngay lập tức ngạc nhiên khi nghe thấy những âm thanh ngọt ngào của tiếng dế và ếch. Bạn cảm thấy một làn gió nhẹ và hơi ấm của ánh nắng trên da của bạn. Khi bạn nhìn xung quanh, bạn sẽ ngạc nhiên khi xung quanh là một không gian tràn đầy sinh lực của những bông hoa, cây cảnh và một khu rừng đầy màu sắc. Điều này làm cho bạn cảm thấy rằng giống như bạn đã thư giãn ở một nơi hoang dã hơn là một chương trình nhàm chán.

Và dĩ nhiên nơi bạn bước vào không phải là một khu rừng thực sự. Với sự trợ giúp của Projection Mapping được dùng trong các sự kiện, khách mời có thể đi qua một địa điểm bình thường với cảm giác như thể họ đang ở trong một môi trường hoàn toàn khác.

Vậy làm thế nào để bạn có thể thực hiện một hiệu ứng hấp dẫn như vậy tại sự kiện của bạn? Hãy cùng VEG khám phá về công nghệ này qua các phần sau nhé:

1. Projection Mapping (viết tắt là PM) là gì?

2. Lợi ích của việc sử dụng PM trong các sự kiện

3. Những hình thức sử dụng PM trong sự kiện

4. Những yếu tố quyết định hình thức sử dụng PM cho sự kiện của bạn

5. Việc cân đối chi phí cho hệ thống PM trong sự kiện

6. Tóm gọn lại những điều người làm sự kiện cần biết

1. PROJECTION MAPPING (VIẾT TẮT LÀ PM) LÀ GÌ?

Nói một cách đơn giản, PM là sử dụng công nghệ trình chiếu để chiếu hình ảnh lên một bề mặt nào đấy. Cách chiếu có thể đơn giản như hiệu ứng sân khấu cơ bản hoặc phức tạp như video về các tòa nhà và cảnh quan lớn. Mục đích của sử dụng PM trong các sự kiện để mang lại trải nghiệm hấp dẫn hơn cho người tham dự, thông qua việc kích thích thị giác.

Về bản chất thì đây là kỹ thuật dựng khối mô hình có tỷ lệ tương đương với sản phẩm thật, sau đó thông qua phần mềm trên máy tính để tạo thêm các kỹ xảo, animation và hiệu ứng về ánh sáng, âm thanh, hình ảnh… và tiến hành trình chiếu cho người khác xem thông qua các thiết bị chiếu lớn lên các vật thể thực tế như tòa nhà, sân khấu.

Video này sẽ giúp bạn có cái nhìn về sự phức tạp đằng sau quá trình thiết lập PM trong các sự kiện:

2. LỢI ÍCH CỦA VIỆC SỬ DỤNG PM TRONG CÁC SỰ KIỆN?

• Cải thiện mức độ tương tác và điểm nhấn với người tham dự

• Tạo thêm 1 ấn tượng đáng nhớ về sự kiện của bạn

• Tăng hiệu quả khi truyền thông, quảng về sự kiện cũng như profile của bạn

• Tăng hiệu quả chỉ số ROI cho sự kiện (lợi nhuận, mức độ hài lòng, quan hệ đối tác, khách hàng tiềm năng…)

3. NHỮNG HÌNH THỨC SỬ DỤNG PM TRONG SỰ KIỆN

Nếu bạn đã xem các ví dụ về PM, bạn có thể dễ dàng hình dung hơn với những ví dụ với quy mô sử dụng lớn hơn, tạo ra trải nghiệm sống động. Tuy nhiên, chúng tôi cũng muốn thu hút sự chú ý của bạn đến cách suy nghĩ khác về PM. Và đó là sử dụng phương pháp chiếu đơn giản như hình ảnh 2D hoặc chiếu lên các vật thể nhỏ.

Bạn thấy đấy, nếu bạn nghĩ về việc tạo ra hiệu ứng cho sự kiện của mình, bạn không cần phải quá quan tâm về chi phí và quy mô sử dụng. Điều đó khiến bạn cảm thấy bị áp lực khi nghĩ phải ra một ý tưởng có thể gây bùng nổ, ngạc nhiên và độc nhất. Hãy làm việc với đội ngũ kĩ thuật của mình, bạn có thể tạo ra tác động độc đáo và phù hợp với sự kiện của mình mà không cần thiết phải sử dụng hình chiếu 3 chiều. Trên thực tế, việc chiếu lên một bề mặt phẳng nhưng hiệu ứng đủ tốt cho việc giới thiệu các sản phẩm. Vì vậy bạn có thể xem xét và đưa ra một í tưởng sáng tạo phù hợp với chương trình của mình

4. NHỮNG YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH HÌNH THỨC SỬ DỤNG PM CHO SỰ KIỆN CỦA BẠN

Bạn rất muốn sử dụng hệ thống PM trong các sự kiện, nhưng bạn không biết bắt đầu từ đâu?

Những câu hỏi sau sẽ giúp bạn hiểu rõ và đưa ra được phương án sử dụng tốt nhất cho sự kiện của mình

4.1. Ngân sách của bạn có đủ không? Nếu có thì khoảng bao nhiêu?

Việc sử dụng hệ thống PM trong sự kiện sẽ khá là tốn kém, nhưng nó có thể thực hiện với một chi phí hợp lí miễn là bạn cân đối được ngân sách với những yêu cầu về mặt sáng tạo, đưa ra những ý tưởng phù hợp và sử dụng trong một không gian hợp lí

Nếu ngân sách của bạn có hạn, bạn nên tham khảo ý kiến từ bên đối tác trước khi đưa ra ý tưởng của mình. Họ sẽ có thể tư vấn cách thực hiện tốt nhất phù hợp với ngân sách và đảm bảo được việc thể hiện được ý tưởng với hệ thống PM phù hợp. Và việc có được báo giá và hệ thống thiết bị sẽ giúp bạn dễ dàng đàm phán hơn trong cuộc họp với khách hàng

4.2. Không gian địa điểm tổ chức sự kiện?

Không gian càng lớn thì càng cần nhiều máy chiếu và chi phí lập visual chiếu trong các sự kiện càng cao. Hãy nhớ rằng bạn không cần phải sử dụng toàn bộ không gian sự kiện với hệ thống PM để tạo không gian trải nghiệm tuyết vời cho người tham dự. Mà bạn nên tập trung vào một vài vị trí trong không gian sự kiện, nơi dễ tạo sự chú ý nhất hoặc nơi khách đi qua nhiều nhất như lối vào, bàn tiệc buffet, sân khấu.

Và nên nhớ rằng bề mặt trình chiếu không có yếu tố phản chiếu để hình ảnh hiển thị chính xác nhất.

4.3. Kế hoạch của bạn là gì?

Kích thước và độ phức tạp của chi tiết hình ảnh mà bạn muốn thể hiện sẽ liên quan nhiều đến chi phí. Để cố gắng duy trì trong phạm vi ngân sách, hãy thử và tập trung vào các chi tiết nhỏ hơn mà gây thu hút đến sự chú ý của người xem.

Ví dụ: khách có thể thưởng thức hình ảnh tương tác trên bàn ăn hơn là hình ảnh được chiếu trong toàn bộ khán phòng

Disney có một ý tưởng tuyệt vời trong việc sử dụng hình ảnh chiếu trong các sự kiện. Đó là họ đã chiếu các nhân vật cổ điển của Disney lên những chiếc bánh cưới màu trắng . Như bạn có thể thấy, đây chỉ là một hình ảnh có kích thước nhỏ, nhưng gây ấn tượng lớn.

4.4. Bạn đã lên kế hoạch cho sự kiện mong muốn của mình đến đâu rồi?

Nếu quá trình lên kế hoạch cho sự kiện của bạn đã bắt đầu, bạn vẫn có thể sử dụng hệ thống PM. Tuy nhiên, để tối đa hóa chi phí, hãy thử và lên ý tưởng của bạn càng sớm càng tốt.

Việc sử dụng sáng tạo hình chiếu có kích thước nhỏ hoặc thiết kế đơn giản nên được lên kế hoạch ít nhất sáu tuần trước sự kiện của bạn. Và đối với yêu cầu phức tạp hơn, hãy bắt đầu trao đổi với đối tác ngay khi bạn có thể. Thời gian càng nhiều sẽ giúp bạn cân đối được ngân sách của mình và có thêm thời gian để chỉnh sửa khi cần thiết

5. VIỆC CÂN ĐỐI CHI PHÍ CHO HỆ THỐNG PM TRONG SỰ KIỆN

Giống như với hầu hết các công nghệ tổ chức sự kiện, bạn có thể chi tiêu rất nhiều, nhưng tin tốt là bạn không cần phải làm như vậy với hệ thống PM.

Một trong những câu hỏi chính mà chúng tôi nhận được khi sử dụng PM trong các sự kiện là: chi phí là bao nhiêu?

Nếu bạn đang tìm kiếm ý tưởng gì đó ở mức thấp hơn và một địa điểm nhỏ hơn, bạn có thể cân nhắc việc chiếu hình ảnh biểu trưng của thương hiệu và thay đổi màu sắc trong suốt sự kiện. Hoặc, sử dụng PowerPoint để trình chiếu trên màn Gauze cũng là một yếu tố độc, lạ cho sự kiện của bạn

Tạo không gian chiếu 3D, kết hợp với các visual sẽ ngốn chi phí của bạn nhiều nhất

Đặc biệt là những khách hàng muốn thể hiện các nguồn dữ liệu trực tiếp. Lưu ý là ưu tiên ghi hình trước nếu có thể hoặc ít nhất source cấp phải đảm bảo được chất lượng hình ảnh, file để hạn chế tối đã lỗi xảy ra trong sự kiện của bạn.

Bây giờ, hãy xem xét kỹ hơn các yếu tố cần thiết để cân đối ngân sách của bạn

5.1. Team nội bộ hay đối tác bên ngoài?

Nếu team nội bộ của bạn có khả năng thực hiện được các visual trình chiếu đáp ứng với yêu cầu thì dĩ nhiên bạn sẽ tiết kiệm được một khoản kha khá.

Nếu không thì bạn phải mua các source hoặc thuê các team bên ngoài để thực hiện.

Và dĩ nhiên là hệ thống thiết bị thì chắc chắn bạn sẽ phải thuê bên ngoài rồi, như là máy chiếu, ổ cứng, máy chủ…

Lợi ích nếu có team nội bộ:

• Chỉnh sửa tối đa để có được version bạn mong muốn

• Hiểu rõ và dễ dàng thể hiện đúng những yêu cầu đưa ra

• Chi phí thấp hơn so với thuê ngoài

Tuy nhiên không phải công ty nào cũng có riêng một đội ngũ đảm nhận công việc này. Và nếu bạn đầu tư lập một team thì chi phí đào tạo ban đầu có thể sẽ rất cao

Lợi ích thuê team đối tác bên ngoài:

• Chất lượng visual, hình ảnh trình chiếu sẽ tốt hơn

• Có nhiều nguồn dữ liệu riêng biệt và chuyên sâu

• Ý tưởng sáng tạo được đóng góp và thực hiện bởi những chuyên gia

• Thành phẩm sẽ được thực hiện, kiểm tra và test kĩ càng trước sự kiện

Hiện nay, hầu hết các công ty uy tín có thể thể tạo ra các sản phẩm trình chiếu như những gì bạn cần với quy mô và chất lượng lớn như hình ảnh, visual chiếu lên các tòa nhà, xe hơi… Vì thế chúng tôi khuyên bạn nên trao đổi và tham khảo ý kiến của các đối tác về những yêu cầu cho chương trình để đưa ra những ý tưởng thú vị. Và hãy tin tưởng chúng tôi bởi vì họ đang sống vì những điều này

5.2. Sử dụng hình ảnh, visual 2D hay 3D?

3D đắt hơn nhiều so với 2D và đòi hỏi nhiều thời gian và sự chuẩn bị hơn khi tạo Visual hoặc hình ảnh. Vậy tại sao lại sử dụng hình ảnh 3D trong các sự kiện nếu bạn không cần thiết?

Việc sử dụng các hình ảnh 2D cũng có thể gây ấn tượng và thu hút đến những người tham dự nếu như bạn biết kế hợp và sử dụng bề mặt trình chiếu tại các vị trí phù hợp

5.3 Cắt giảm chi phí ở những hạng mục không cần thiết

Nếu cảm thấy rằng đạo cụ và trang trí thực tế mà bạn có thể đã lên kế hoạch trước đó thì bạn có thể cắt giảm nó đi. Điều này có thể giảm chi phí lưu trữ, vận chuyển, lắp đặt và chi phí sản xuất đạo cụ.

Nếu trước đây bạn thường sử dụng Gobo (phụ kiện tạo mẫu bằng việc sử dụng ánh sáng) trong các sự kiện của mình, thì việc sử dụng lại nó có thể là một giải pháp thay thế hiệu quả và tiết kiệm một phần chi phí để sử dụng cho các thành phần hiệu ứng.

6. TÓM GỌN LẠI NHỮNG ĐIỀU NGƯỜI LÀM SỰ KIỆN CẦN BIẾT

Trước khi bạn tiếp cận với đối tác về PM, bạn càn phải biết chính xác những gì bạn muốn. Sau đó sử dụng những từ ngữ, hình ảnh mô tả để thể hiện được ý tưởng của mình, điều đó giúp cho các đối tác sẽ hiểu rõ ý của bạn muốn để cung cấp phương án và báo giá chính xác.
Rất nhiều source visual đều có thể thiết lập để chiếu được trên các bề mặt, vậy nên đừng ngại hỏi, hãy trao đổi những điều bạn muốn với đối tác của mình
Bạn có thể đưa ra những ý tưởng hoành tráng nếu ngân sách của bạn cho phép. Nếu không hãy tạo ra những khu vực trải nghiệm nhỏ nhưng vẫn đủ tạo ra hứng thú và thu hút khách tham dự
Nên nhớ rằng nội dung, mục đích của chương trình mới là điều quan trọng.
Hãy sử dụng hệ thống Mapping một cách hiệu quả và có liên kết đến concept, nội dung chương trình. Đừng sử dụng nó như là một thứ chỉ để tạo ấn tượng cho chương trình mà nó sẽ là một thứ góp phần tạo nên thành công của cả một chương trình.
Hãy tham khảo trên các trang về thiết kế như Behance, Pinterest, Youtube, Vimeo… Bạn có thể tìm kiếm rất nhiều video về ý tưởng sử dụng hệ thống PM trong các sự kiện trên thế giới để từ đó có thêm í tưởng về hoạt động tương tác, trò chơi, các tiết mục trình diễn để thu hút khách tham dự hơn.
Và dĩ nhiên, sáng tạo là không giới hạn.