Lập kế hoạch sự kiện an toàn: Quay trở lại những điều cơ bản
Bất kể quy mô sự kiện của bạn như thế nào, việc lập kế hoạch cho một sự kiện an toàn cần được ưu tiên hàng đầu.
Lập kế hoạch cho một sự kiện an toàn là một nỗ lực của cả nhóm, vì vậy hãy đảm bảo rằng tất cả các nhà cung cấp và ekip đều có một kế hoạch an toàn và biết cách hành động nếu có những vấn đề không hay xảy ra.
Hãy cùng Stage!Vietnam xem qua một số lưu ý tiêu chuẩn về an toàn và an ninh cho các nhà tổ chức sự kiện nhé!
1. Có sẵn kế hoạch quản lý rủi ro cho từng sự kiện
Luôn có khả năng xảy ra khủng hoảng tại các sự kiện của chúng ta, ngay cả khi chúng ta đã vô cùng cẩn thận trong toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Vì vậy nên, nhân viên tổ chức sự kiện cần phải biết chính xác cách hành động trong những tình huống không thể đoán trước và đó là lý do tại sao chúng ta cần có kế hoạch quản lý rủi ro. Kế hoạch đánh giá rủi ro có ba phần chính:
- Nhận dạng những rủi ro: Nhận biết bất kỳ vấn đề nào có thể liên quan đến sự kiện của bạn. Để xác định những vấn đề đó, hãy xem xét những rủi ro về công nghệ, hợp đồng và môi trường.
- Đánh giá rủi ro: Sử dụng ma trận đánh giá rủi ro để ước tính tác động của vấn đề để đánh giá mức độ rủi ro. Một khi bạn làm điều này, bạn có thể biết được những rủi ro nào có thể sẽ xảy ra nhất.
- Kiểm soát rủi ro: Với sự giúp đỡ của các ekip, phát triển các giải pháp hợp lý, bắt đầu từ những rủi ro cấp cao. Những điều đó có thể bao gồm việc loại bỏ các mối nguy hiểm, thay thế, kỹ thuật, quản lý và sử dụng các thiết bị an toàn thích hợp. Trên hết, bạn nên tìm kiếm các giải pháp hợp lý và thực tế.
2. Nhân viên an ninh đủ “tiêu chuẩn”
Sự kiện của bạn nên có đầy đủ những nhân viên an ninh có trình độ và kinh nghiệm cung cấp dịch vụ an ninh cho các sự kiện. Nếu bạn tổ chức các sự kiện lớn, hãy đảm bảo rằng công ty an ninh mà bạn chọn đã có kinh nghiệm trong việc xử lý các sự kiện quy mô đó. Họ cần biết các chiến lược, quy trình sơ tán và phương pháp liên lạc có được từ việc giám sát một lượng lớn người như vậy.
Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện lớn hơn, ngoài nhóm bảo mật, bạn cũng sẽ cần một đội y tế khẩn cấp. Họ sẽ có mặt để phản hồi đầu tiên và liên lạc với các nhân viên y tế bổ sung khi họ đến hiện trường nếu cần.
3. Thiết bị ánh sáng đầy đủ là điều quan trọng
Lập kế hoạch cho một sự kiện an toàn cần có những yêu cầu về ánh sáng:
- Cung cấp độ sáng tổng thể sự kiện đầy đủ.
- Có lối đi bộ và các thiết bị chiếu sáng tốt để khách tham dự có thể đi bộ một cách an toàn.
- Cung cấp các lối ra có đầy đủ ánh sáng.
- Có đèn chiếu sáng khẩn cấp ở chế độ chờ.
Điều quan trọng là phải thu hút các chuyên gia hệ thống ánh sáng để bố trí ánh sáng thích hợp cho sự kiện của bạn. Ánh sáng thích hợp ngăn ngừa các nguy cơ an toàn và giúp giám sát an ninh. Nó cũng hỗ trợ các đội an ninh và y tế phản ứng nhanh hơn trong trường hợp có sự cố và tạo điều kiện cho việc sơ tán an toàn.
4. Chuẩn bị các phương án để đối phó với thời tiết xấu
Các chuyên gia tổ chức sự kiện đều đòi hỏi cả việc lập kế hoạch cẩn thận, nhưng cũng phải có khả năng thích ứng với những thay đổi. Như chúng ta đã biết, thời tiết khắc nghiệt đột ngột có thể làm gián đoạn ngay cả những kế hoạch đã được sắp đặt một cách hoàn hảo nhất.
Điều này đặc biệt đúng đối với các sự kiện ngoài trời. Gió lớn và sấm chớp là hai trong số những điều kiện thời tiết phổ biến nhất gây ra các nguy cơ mất an toàn tại các sự kiện. Nếu không được bảo đảm đầy đủ, hệ quả là rất lớn – về mặt tài chính, nhưng quan trọng hơn, liên quan đến sự an toàn của nhóm sự kiện, nhà thầu và những người tham dự.
Kết luận:
Lập kế hoạch cho một sự kiện an toàn hoàn toàn không phải là một nhiệm vụ dễ dàng vì nó liên quan đến gần như mọi khía cạnh của sự kiện: hệ thống ánh sáng, công nghệ, sản xuất, Wi-Fi, địa điểm, nhân viên, thời tiết và hơn thế nữa.
Mong rằng qua bài viết này, các bạn đã có thêm những thông tin cần thiết để tổ chức một sự kiện an toàn cho khách tham dự. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hay và bổ ích nhé!!!
Biên tập: Uyên Thảo
Nguồn: Helloendless
