Kế hoạch hội nghị quốc tế giờ được lập trước 7-9 tháng: khảo sát PULSE và khoảng cách với cách Việt Nam đang vận hành
Khảo sát PULSE định kỳ của Northstar Meetings Group và Cvent ghi nhận lượng booking mới cao nhất trong hai năm trở lại đây, với phần lớn sự kiện mới được lên kế hoạch trước 7 đến 9 tháng. Xu hướng thu nhỏ quy mô hội nghị, vốn phổ biến trong giai đoạn hậu đại dịch, đang chững lại. Nhiều planner hiện kỳ vọng số lượng tham dự năm nay vượt năm ngoái, và đang tìm kiếm khối phòng khách sạn lớn hơn cho sự kiện của mình.
43% planner trong khảo sát nói họ lạc quan hơn về chương trình hội nghị của mình so với hai tháng trước, gần gấp đôi tỷ lệ ghi nhận ở kỳ khảo sát trước đó. 66% nói các cuộc gặp trực tiếp hiện có giá trị cao hơn so với thời điểm trước đại dịch.
Lạc quan hơn nhưng thận trọng hơn, không phải mâu thuẫn
Cùng lúc với sự lạc quan tăng lên, khảo sát ghi nhận planner đang theo dõi chi phí sát sao hơn, chuẩn bị tinh thần cho mức lợi nhuận chương trình thấp hơn, và lên kế hoạch xa hơn trước. Giá phòng khách sạn, dịch vụ ăn uống và thiết bị nghe nhìn cao hơn dự kiến là những điểm khiến planner khó chịu nhất khi làm việc với khách sạn và trung tâm hội nghị. Đây không phải một nghịch lý giữa lạc quan và thận trọng, mà là hai phản ứng hợp lý trước cùng một bối cảnh: nhu cầu tổ chức sự kiện đang phục hồi mạnh, nhưng nguồn cung phòng khách sạn và địa điểm chất lượng cao không tăng tương ứng, đẩy giá lên và buộc người mua phải đặt chỗ sớm hơn để giữ được mức giá và khối phòng mong muốn.
Việc lên kế hoạch trước 7 đến 9 tháng không còn là một lựa chọn thận trọng của riêng một số planner cẩn thận, mà đang trở thành chuẩn mực vận hành của toàn ngành ở những thị trường có nhu cầu phục hồi nhanh. Khi một khách sạn hay trung tâm hội nghị nhận được nhiều yêu cầu đặt chỗ hơn khả năng đáp ứng, họ tự nhiên ưu tiên những đơn đặt đến sớm, có khối phòng lớn, và có khả năng cam kết dài hạn. Planner nào vẫn giữ thói quen lên kế hoạch trong vòng vài tuần sẽ ngày càng khó tiếp cận những địa điểm và mức giá tốt nhất, không phải vì năng lực đàm phán kém, mà vì cấu trúc thị trường đã thay đổi.
Công nghệ đóng một vai trò hỗ trợ trong quá trình này, dù chưa phải động lực chính. Khoảng một phần ba planner vẫn thận trọng với việc áp dụng trí tuệ nhân tạo, nhưng phần lớn còn lại đã dùng AI cho việc tạo nội dung, dịch thuật, và hỗ trợ tìm kiếm địa điểm, với hơn một nửa ghi nhận hiệu quả vận hành đo được rõ ràng. AI giúp planner xử lý nhanh hơn phần việc tìm kiếm và so sánh địa điểm, nhưng không rút ngắn được thời gian khách sạn cần để xác nhận khả năng đáp ứng một khối phòng lớn, nên lợi ích chính của công nghệ ở giai đoạn này là giúp quyết định sớm hơn, chứ chưa phải giúp lên kế hoạch muộn hơn mà vẫn an toàn.
Singapore cho thấy khung thời gian 7 đến 9 tháng trong khảo sát PULSE thực ra vẫn còn ngắn so với phân khúc hội nghị quốc tế quy mô lớn nhất. Năm 2015, Singapore Tourism Board công bố đã giành được quyền đăng cai một hội nghị hiệp hội quốc tế quy mô lớn nhất từ trước đến thời điểm đó, cho năm 2020, một quy trình vận động và xác nhận kéo dài năm năm trước ngày sự kiện diễn ra. Để làm được điều này một cách hệ thống, Singapore Tourism Board duy trì một chương trình riêng, Conference Ambassador Programme, quy tụ các nhà khoa học, học giả và lãnh đạo ngành trong nước đóng vai trò vận động hành lang để đưa các hội nghị quốc tế thuộc lĩnh vực chuyên môn của họ về Singapore, một công việc thường bắt đầu từ nhiều năm trước khi hội nghị thực sự diễn ra. Đây là một năng lực tổ chức hoàn toàn khác với việc chỉ chờ nhận yêu cầu báo giá.
Khoảng cách với cách phần lớn doanh nghiệp Việt Nam đang lập kế hoạch
Đây là nơi dữ liệu khảo sát PULSE chạm vào một điểm nhạy cảm với thị trường sự kiện Việt Nam. Phần lớn doanh nghiệp trong nước vẫn quen với việc quyết định tổ chức một hội nghị, một lễ kỷ niệm, hay một sự kiện ra mắt sản phẩm trong khung thời gian ngắn hơn nhiều so với 7 đến 9 tháng, đôi khi chỉ vài tuần trước ngày diễn ra. Khả năng xử lý và triển khai nhanh trong khung thời gian gấp từng là một lợi thế cạnh tranh thực sự của các agency sự kiện Việt Nam, và vẫn tiếp tục là một lợi thế cho phân khúc sự kiện trong nước, nơi văn hóa ra quyết định doanh nghiệp vẫn ưu tiên tốc độ.
Nhưng với phân khúc MICE inbound, tức các đoàn hội nghị, hội thảo quốc tế chọn Việt Nam làm điểm đến, khung thời gian lập kế hoạch của khách hàng không phải do agency Việt Nam quyết định, mà do văn hóa lập kế hoạch của planner quốc tế, những người đang vận hành theo chuẩn 7 đến 9 tháng như khảo sát PULSE ghi nhận. Một đoàn hội nghị 2.000 người từ một hiệp hội ngành nghề quốc tế thường bắt đầu quy trình chọn điểm đến trước cả năm, so sánh nhiều thành phố, yêu cầu báo giá chi tiết, và cần xác nhận khối phòng khách sạn từ rất sớm. Nếu hệ thống khách sạn và trung tâm hội nghị tại TP.HCM hay Đà Nẵng không có quy trình xử lý yêu cầu đặt chỗ dài hạn minh bạch, nhất quán, đoàn hội nghị đó nhiều khả năng sẽ chọn một điểm đến khác đã quen vận hành theo nhịp độ đó, trước khi agency Việt Nam kịp chứng minh năng lực xử lý nhanh của mình, vì năng lực đó chỉ phát huy giá trị sau khi địa điểm đã được chốt.
Đây không phải vấn đề năng lực sáng tạo hay chi phí, hai điểm mạnh mà ngành sự kiện Việt Nam thường tự tin. Đây là vấn đề quy trình booking dài hạn, nơi một hiệp hội quốc tế cần biết chắc chắn, từ rất sớm, rằng khối phòng họ cần sẽ có sẵn, giá sẽ không biến động quá mức, và các điều khoản hợp đồng sẽ được tôn trọng suốt quá trình chuẩn bị kéo dài gần một năm. Xây dựng được quy trình đó đòi hỏi sự phối hợp giữa khách sạn, trung tâm hội nghị, và các DMC địa phương, một hệ thống vận hành khác hẳn với mô hình xử lý sự kiện gấp vẫn đang là thế mạnh của thị trường trong nước.
Mô hình Conference Ambassador của Singapore cũng gợi ý một hướng đi mà rất ít DMC hay agency Việt Nam đang chủ động theo đuổi, đó là vận động để đưa một hội nghị quốc tế về nước mình từ giai đoạn hiệp hội đó còn đang cân nhắc giữa nhiều điểm đến, thay vì chỉ chờ nhận yêu cầu báo giá sau khi địa điểm gần như đã được định hình trong đầu ban tổ chức. Một giáo sư đại học Việt Nam đang là thành viên ban chấp hành của một hiệp hội y khoa hay kỹ thuật quốc tế hoàn toàn có thể đóng vai trò tương tự một đại sứ hội nghị, nếu có một đơn vị trong nước hỗ trợ họ chuẩn bị hồ sơ đăng cai và phối hợp hạ tầng từ sớm. Đây là một kênh tiếp cận khách hàng MICE inbound gần như chưa được khai thác có hệ thống tại Việt Nam.
Hai nhịp độ, hai phân khúc khách hàng
Khảo sát PULSE không cho thấy ngành hội nghị quốc tế đang chậm lại, mà cho thấy nó đang vận hành theo một nhịp độ lập kế hoạch dài hơn, ổn định hơn, để đối phó với nguồn cung địa điểm chất lượng cao đang eo hẹp. Với thị trường Việt Nam, điều này có nghĩa là năng lực xử lý nhanh vẫn còn giá trị cho khách hàng trong nước, nhưng để thực sự cạnh tranh trong phân khúc MICE inbound, ngành sự kiện Việt Nam cần một năng lực khác song song, khả năng cam kết và giữ đúng lời hứa trong một quy trình booking kéo dài gần một năm, trước khi bất kỳ ai kịp nhìn thấy sự kiện thực tế diễn ra.
