CÁC BƯỚC KHI LÀM VIỆC VỀ VISUAL TRONG MỘT SỰ KIỆN
Biên soạn: Quỳnh Quỳnh – VEG
Trong mỗi sự kiện từ quy mô nhỏ vài chục đến vài trăm người đến quy mô lớn hàng ngàn người, visual là một phần cực kỳ quan trọng và hầu như không thể thiếu. Đó là một trong những phương tiện truyền tải thông điệp về mặt hình ảnh một cách trực tiếp nhất đối với người tham gia. Và vì thế cần chỉn chu và chuyên nghiệp hết mức có thể để có được những hạng mục visual hoàn hảo nhất.
Dưới đây là các bước cơ bản cần có cho bạn phụ trách làm việc với team visual trong một sự kiện.
BƯỚC 1. BRIEF Ý TƯỞNG CHO ĐỐI TÁC VISUAL
Đầu tiên, khi nhận được nhiệm vụ làm việc với visual bạn cần phải nắm được những hạng mục visual bản thân sẽ làm, sau đó lên brief thật chi tiết về: tổng quan sự kiện, mood & tone, yêu cầu… để đội visual hiểu được tất cả những hạng mục sẽ làm.
Sau khi đã gửi file brief, để chắc chắn rõ những điều bạn thể hiện trong file đối tác làm visual sẽ nắm được ý thì cuộc gọi để brief là điều cơ bản phải có. Và cách tốt nhất để cả hai bên có thể tương tác với nhau và “đào bới” tất cả những khía cạnh trong brief đó chính là gặp mặt trực tiếp.
BƯỚC 2. THỐNG NHẤT FLOW LÀM VIỆC
Rõ ràng timeline với nhau ngay từ những bước ban đầu sẽ giúp đôi bên dễ dàng làm việc với nhau hơn. Cần tạo ra timeline tổng cho tất cả những thứ cần thiết để các bên cùng bám theo mà tiến hành. Timeline tổng bao gồm:
- Thời gian cung cấp tài liệu, nhạc và source cần thiết
- Timeline từng phân đoạn làm việc của đội visual: Storyboard (1, 2…),Version (1, 2..), Final (có thể rút bớt các phân đoạn tùy vào quy mô sự kiện).
- Thời gian feedback của Agency và khách hàng trong từng phân đoạn visual
Trong timeline tổng cần lưu ý và check kĩ các bên về việc mất bao lâu để có được feedback từ phía khách hàng, bao lâu để đội visual lên được storyboard và dựng phim lên version.
Bên cạnh đó, đây cũng là lúc hai bên thương lượng về mức chi phí để thực hiện tổng những hạng mục và chi phí nhân sự on-site.
BƯỚC 3. HỢP ĐỒNG
Sau khi đã thỏa thuận xong những thứ quan trọng và đội visual đã hiểu rõ được công việc thì cần tiến hành làm hợp đồng. Trên hợp đồng, ngoài những hạng mục và thông tin bắt buộc thì cần phải làm rõ những vấn đề phát sinh hoặc làm gián đoạn dựa vào timeline. Bên cạnh đó, cần lưu ý chi phí VAT về nội dung là 0% thay vì 10% như hóa đơn bình thường. Cuối cùng khi gửi hợp đồng với đối tác cần đính kèm timeline và file brief visual.
Hợp đồng hoàn thành, cần tạm ứng 50% tổng chi phí cho đối tác để bắt đầu công việc.
BƯỚC 4. TIẾN HÀNH LÀM VISUAL
Cung cấp thông tin từ khách hàng cho đội visual bao gồm logo, dữ liệu, hình ảnh, nhạc… và đặc biệt là map led. Đảm bảo những thông tin cung cấp là chính xác và đủ chất lượng để không xảy ra sai sót làm mất thời gian của các bên.
Những lưu ý trong quá trình làm việc với visual:
- Đảm bảo đúng mood&tone của chương trình
- Tránh những màu “kỵ” của khách hàng, màu sắc của đối thủ cạnh tranh
- Trong quá trình làm việc đều phải follow và gửi feedback để sản phẩm ra đúng với ý khách hàng nhất…..
Thông thường, vesion 1 sẽ cần phải feedback nhiều và chi tiết. Vì bởi những hình ảnh bắt đầu chuyển động sẽ kéo theo vô vàn những thứ cần phải cân nhắc: hiệu ứng, cách xuất hiện, độ nhanh chậm, sự cân đối giữa hình ảnh, ánh sáng và rất rất nhiều thứ.
Version 2 là giai đoạn gần hoàn thành của một hạng mục. Cần chú ý xem lại những điểm đã feedback lần trước đã được điều chỉnh chưa, nếu chưa sẽ feedback chỉnh sửa tiếp. Và vì đây là lần feedback cuối cùng trước khi có bản final nên phải “soi” thật kỹ từ tổng thể tới chi tiết, nếu có điểm nào chưa tốt phải feedback ngay để kịp thời chỉnh sửa.
Final version là bản đẹp nhất và chính xác nhất. Khi đã đồng ý version này, đội visual sẽ xuất file chất lượng để chiếu trên màn hình LED. Sau khi có file chiếu LED, để đảm bảo về chất lượng hình ảnh, âm thanh cần check lại thêm 1 đến 2 lần nữa. Sau đó, chép tất cả các hạng mục visual ra ổ cứng để on-site và chép thêm vào một ổ cứng khác để back-up.
BƯỚC 5. ON-SITE
Đây là giai đoạn tất cả visual sẽ được trình làng tới quý khán giả.
Các hạng mục visual sau khi đã được hoàn thành sẽ được chép hết vào laptop của người điều khiển màn hình LED (đại diện đội visual hoặc nhân sự của đối tác cung cấp LED). Kiểm tra lại tất cả các file final sẽ sử dụng trong sự kiện: tên file, thứ tự…sao cho thật logic và theo flow chương trình. Việc cuối cùng trước khi Rehearsal và bắt đầu chương trình diễn ra là cho chạy toàn bộ visual lên LED và coi lại từ đầu đến cuối để chắc chắn rằng mọi thứ đã ok.
Quản lý visual trong sự kiện là công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ, phải là người nắm rõ nhất những thay đổi, điều chỉnh trong quá trình làm việc, biết được thứ tự lần lượt của từng visual theo event flow và “bí thuật” để có sự kết nối nhịp nhàng với đối tác visual cho sự kiện được diễn ra tốt nhất.
BƯỚC 6. NGHIỆM THU – THANH LÝ
Chương trình hoàn thành. Dựa vào những điều khoản đã ký trong hợp đồng với đội visual, cần xem xét các hạng mục tăng giảm hay đáp ứng đủ những yêu cầu đã đưa ra trước đó. Phân tích, ra biên bản nghiệm thu, đôi bên đồng ý thì tiến hành thanh lý hợp đồng.
Trên đây là các bước cơ bản cần có để người phụ trách và đội visual làm việc với nhau. Hy vọng sẽ là những chia sẻ hữu ích đối với các eventers để công việc này trở nên dễ dàng và thực hiện hiệu quả hơn.
